Tiêu chí và quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO – GSOFT

Nhà cung cấp luôn là đối tượng được chú trọng và quan tâm hàng đầu khi triển khai kinh doanh tại các tổ chức/doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để tìm được một nhà cung cấp phù hợp cũng là bài toán nan giải của nhiều doanh nghiệp. Việc áp dụng các quy chuẩn đánh giá nhà cung cấp chính là giải pháp tối ưu nhất mà các doanh nghiệp nên thực hiện ngay từ ban đầu. Thông qua quy trình đánh giá, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng như tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực.

1. Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là một tiêu chuẩn quản lý chất lượng (QSM) quy định bất kỳ công ty/doanh nghiệp nào mong muốn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng đáp ứng mong đợi của khách hàng. Được biết, ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) là một nhóm hoạt động độc lập, chuyên cung cấp các tiêu chuẩn cũng như biện pháp nhằm hỗ trợ các tổ chức/doanh nghiệp trên phạm vi quốc tế.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng, các tiêu chuẩn ISO không phải là tập hợp các quy tắc hay nghĩa vụ bắt buộc phải tuân theo. Thực tế, đây là bộ hướng dẫn linh hoạt nhằm hỗ trợ các tổ chức/doanh nghiệp kiểm soát và cải tiến chất lượng. Như vậy, tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra các chính sách cho doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như duy trì chất lượng của các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

2. Mục đích của quy trình đánh giá nhà cung cấp

Nhà cung cấp là đơn vị chuyên cung cấp các nguyên, vật liệu thành phẩm hoặc bán thành phẩm nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cho thấy mục đích chính của quy trình đánh giá nhà cung cấp là việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên, vật liệu cũng như các thiết bị, sản phẩm đảm bảo chất lượng, đáp ứng theo yêu cầu. Cụ thể những yêu cầu này bao gồm nhu cầu mua hàng của công ty và chất lượng, tiêu chuẩn hóa quốc tế. 

Hay nói cách khác, đánh giá nhà cung cấp là quá trình sàng lọc ra những nhà cung cấp uy tín, từ đó xây dựng mối quan hệ lâu dài thông qua quá trình đánh giá chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa sản phẩm từ chính nhà cung cấp đó.

Dựa vào các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp mới, doanh nghiệp có thể dễ dàng sàng lọc ra được những nhà cung ứng chất lượng trước khi quyết định ký kết hợp đồng mua bán.

3. Yêu cầu mới nhất của ISO về đánh giá nhà cung cấp

Theo ISO 9001:2015 định nghĩa: “Nhà cung cấp là một tổ chức cung cấp sản phẩm. Trong đó, sản phẩm có thể bao gồm phần cứng, phần mềm hoặc các vật liệu chế biến. Do đó, một nhà cung cấp có thể vừa là nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ, nhà thầu, nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp sản phẩm”. 

Theo đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo các nhà cung cấp tiến hành cung cấp sản phẩm/dịch vụ đúng theo tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn bao gồm: thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, phương thức đóng gói, bảo quản và một số yêu cầu khác. 

Theo tiêu chuẩn ISO, nhà cung cấp được phân loại theo 3 hình thức sau:

• Nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, thiết bị.

• Nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ.

• Nhà cung cấp dịch vụ gia công.

4. Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo quy chuẩn ISO đầy đủ và chi tiết nhất

Quy trình đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện tuần tự, khoa học ngay từ những bước cơ bản ban đầu là xác định yêu cầu, nhu cầu cho đến bước cuối cùng là hoàn thành hợp đồng với đơn vị cung cấp. Theo đó, doanh nghiệp cần xác lập các tiêu chuẩn đánh giá, đưa ra tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, giám sát thực thi, dựa trên năng lực cung cấp sản phẩm/dịch vụ tương thích với nhu cầu của doanh nghiệp.

4.1. Bước 1 – Xây dựng các điều kiện, tiêu chí đánh giá

Về cơ bản, đánh giá nhà cung cấp là quá trình kiểm tra nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không. Sau đó tiến hành so sánh với các nhà cung cấp khác để lựa chọn đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp. Chính vì vậy, bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO đó là xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. 

Những tiêu chí đánh giá này sẽ phụ thuộc vào ngành hàng, điều kiện cũng như các yêu cầu của doanh nghiệp. Một vài tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến thường được áp dụng như:

• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, hàng hóa nguyên vật liệu cung cấp.

• Mức độ uy tín của nhà cung cấp.

• Giá cả sản phẩm/dịch vụ.

• Phương thức thanh toán.

• Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ.

• Tính bền vững của nhà cung cấp.

• Rủi ro tài chính của nhà cung cấp.

4.2. Bước 2 – Tìm kiếm các đơn vị cung cấp tiềm năng

Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet cũng như các nền tảng công nghệ, việc tìm kiếm nhà cung cấp giờ đây đã trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp thông qua Internet, các hình thức quảng cáo, thư chào hàng, dữ liệu, hồ sơ chứng từ cũ của doanh nghiệp,…

4.3. Bước 3 – Gửi yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực đến nhà cung cấp

Sau khi đã tìm được những nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ để yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực đến nhà cung cấp thông qua điện thoại, email,… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể khai thác thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được phục vụ cho quá trình đánh giá nhà cung cấp.

4.4. Bước 4 – Đánh giá nhà cung cấp và đưa ra những sàng lọc sơ bộ 

Để lựa chọn ra nhà cung cấp tốt và phù hợp nhất, bước tiếp theo của quy trình đó là tiến hành đánh giá nhà cung cấp. Yếu tố phù hợp được đưa ra dựa trên sự đảm bảo từ cả 2 phía: nhà cung cấp và doanh nghiệp. Vì vậy, các tổ chức/doanh nghiệp nên có buổi trao đổi để lắng nghe đề xuất từ phía nhà cung cấp cũng như chia sẻ để họ hiểu rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Sau khi thực hiện đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả sơ bộ như:

• Ưu – nhược điểm của từng nhà cung cấp.

• Nhà cung cấp sở hữu tổng số điểm đánh giá cao nhất.

• Nhà cung cấp đưa ra báo giá/cam kết về chất lượng sản phẩm/dịch vụ tốt nhất.

• …

Trường hợp danh sách nhà cung cấp tiềm năng quá nhiều, doanh nghiệp có thể chia đánh giá thành nhiều vòng khác nhau. Chẳng hạn, vòng 1 tiến hành đánh giá sơ bộ hồ sơ của nhà cung cấp. Những vòng tiếp theo thực hiện đánh giá chi tiết dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Hay thậm chí doanh nghiệp có thể đề nghị nhà cung cấp tiến hành demo sản phẩm/dịch vụ nhằm chứng minh về khả năng đáp ứng của họ đối với nhu cầu của công ty.  

4.5. Bước 5 – Thương lượng, đàm phán

Quá trình thương lượng, đàm phán hợp đồng nhằm mục đích thiết lập các tiêu chí mà hai bên đã đồng thuận trước khi quyết định ký kết hợp đồng. Sau khi đàm phán kết thúc, doanh nghiệp tiếp tục vô hiệu các nhà cung cấp không phù hợp với những tiêu chí đã đề ra.

4.6. Bước 6 – Đánh giá kỹ thuật

Quá trình đánh giá kỹ thuật được thực hiện dựa trên loại sản phẩm mẫu và doanh nghiệp có thể đánh giá cả quy trình sản xuất mẫu sản phẩm của nhà cung cấp tại cơ sở sản xuất. Ngoài ra, một số doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí có thể lựa chọn đánh giá thông qua những ghi nhận được cấp cho loại sản phẩm như ISO 9001, ISO 22000 GMP,…

4.7. Bước 7 – Tiến hành ký hợp đồng

Quá trình ký kết hợp đồng được thực hiện dựa trên nguyên tắc thỏa thuận giữa 2 bên, bao gồm những điều kiện ràng buộc phổ biến như: chất lượng, giá thành, phương thức giao hàng, thanh toán, trách nhiệm xã hội,… 

4.8. Bước 8 – Quyết định đặt hàng

Trường hợp chỉ mua hàng một lần thì đơn hàng sẽ lồng vào hợp đồng. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng lớn và giao hàng nhiều lần thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trong phạm vi thời gian cũng như số lượng trong hợp đồng. Theo đó, đơn hàng cần thể hiện rõ các nội dung sau:

• Hàng hóa/sản phẩm cần mua.

• Giá cả hàng hóa.

• Số lượng từng mặt hàng cần mua.

• Những tiêu chuẩn về kỹ thuật của hàng hóa.

• Ngày giao hàng.

• Địa điểm giao hàng.

• Một số yếu tố khác liên quan.

4.9. Bước 9 – Kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện của nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần sát sao theo dõi cũng như giám sát việc tuân thủ những điều lệ của nhà cung cấp. Đồng thời nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục nếu như có vấn đề xảy ra. 

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà cung cấp tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của sản phẩm/dịch vụ mà nhà cung cấp đó mang đến.

4.10. Bước 10 – Tái đánh giá định kỳ

Những doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thì nên thực hiện tái đánh giá nhà cung cấp cần ít nhất mỗi năm một lần, tùy thuộc vào mức độ kiểm soát nhà cung cấp mà doanh nghiệp lựa chọn. 

Việc tái đánh giá định kỳ hằng năm nhằm đảm bảo nhà cung cấp luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng như đã thiết lập từ ban đầu.

5. Gợi ý 3 form mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp cơ bản nhất

Việc thiết lập form đánh giá nhà cung cấp chuẩn xác và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một chuẩn chung, từ đó có thể dễ dàng phân tích, đánh giá về các nhà cung cấp. Dưới đây là 3 form đánh giá năng lực nhà cung cấp cơ bản nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

5.1. Form mẫu đánh giá năng lực nhà cung cấp mới

Tiêu chí đánh giá
Có
Không

Nhà cung cấp có kế hoạch gia tăng  50 % tổng thu nhập hàng năm từ hoạt động giải trí đáp ứng vật tư hay không?

 

 

Nhà cung cấp có đáp ứng vật tư tại một khu vực cố định và bền vững không?

 

 

Kích cỡ vật tư đáp ứng có vượt quá mức so với năng lực kho bãi mà người mua phân phối không?

 

 

Quá trình đáp ứng vật tư của nhà cung cấp có tiếp cận được với người mua là người khuyết tật không?

Nếu không thì nhà cung cấp đã có kế hoạch khắc phục hay chưa?

 

 

Nhà cung cấp có thể cung cấp  đủ biên lai hóa đơn vật tư không?

 

 

Nhà cung cấp có đầu tư trang bị mạng lưới hệ thống máy quét để bảo vệ chất lượng vật tư không?

 

 

Nhà cung cấp có hệ thống máy thanh toán giao dịch thuận tiện để thanh toán các giao dịch liên quan đến vật tư không?

 

 

5.2. Form mẫu đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

Tiêu chí
1
2
N/A

Hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ luôn được cung cấp kịp thời

 

 

 

Hàng hóa, dịch vụ mang đến chất lượng tốt

 

 

 

Quá trình thanh toán giao dịch với nhà cung cấp diễn ra thuận lợi

 

 

 

Nhiệt tình hỗ trợ người mua

 

 

 

Giải đáp những thắc mắc của người mua nhanh gọn

 

 

 

Giải quyết nhanh chóng và triệt để những vấn đề mà người mua gặp phải

 

 

 

Nhân viên của nhà cung cấp chuyên nghiệp, lịch sự, thân thiện

 

 

 

Thực tế cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tương ứng với hóa đơn ngân sách

 

 

 

Trong đó:

1
2
N/A

Không đạt

Đạt

Không vận dụng

5.3. Form mẫu đánh giá hoạt động nhà cung cấp

Tiêu chí
1
2
3

Chất lượng dịch vụ

 

 

 

Khả năng quản trị dự án

 

 

 

Khả năng quản lý tài liệu

 

 

 

Khả năng lập kế hoạch và đáp ứng

 

 

 

Khả năng thiết lập, quản lý và vận hành

 

 

 

Đảm bảo an toàn lao động

 

 

 

Năng lực trình độ

 

 

 

Quá trình huấn luyện, đào tạo chuyên môn

 

 

 

Khả năng thay đổi, nâng cấp và cải tiến

 

 

 

Tổ chức quản lý, vận hành hoạt động giải trí

 

 

 

Cơ sở vật chất

 

 

 

Quản lý thanh toán giao dịch

 

 

 

Giao diện người mua

 

 

 

6. Ứng dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp GSOFT

Có thể thấy, mối quan hệ giữa nhà cung cấp và bên quản lý dịch vụ ngày càng trở nên phức tạp hơn bởi sự mở rộng về quy mô. Điều này khiến cho những rủi ro liên quan đến hoạt động này cũng trở nên rõ rệt hơn. Do đó, nếu không có một cơ chế quản lý nhà cung cấp phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp thì rất có thể doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức khi giao dịch với nhà cung cấp, tiêu biểu như:

• Không có hồ sơ theo dõi từ nhà cung cấp.

• Không minh bạch giữa nhà cung cấp và công ty.

• Nguồn dữ liệu thu thập không tin cậy.

• Khó khăn trong quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

• Tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc lập kế hoạch và quyết định mua sắm cho chu kỳ kinh doanh mới.

Xem thêm bài viết khác:

=>>Lập dự toán mua sắm hàng hóa, thiết bị

 

Để giải quyết những mặt hạn chế kể trên, rất nhiều phần mềm quản lý nhà cung cấp đã ra đời. Hệ thống phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý mọi vấn đề phát sinh, giảm thiểu rủi ro cũng như tối ưu hóa hiệu suất tài sản. Đặc biệt, việc tăng cường sự phụ thuộc vào hệ thống quản lý tài sản tự động còn giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, gia tăng hiệu suất đáng kể. Cụ thể:

Hiệu quả quản trị cao: Mọi thông tin dữ liệu về tài sản được mua từ các nhà cung cấp đều được lưu trữ đồng bộ thông qua phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến việc sao chép dữ liệu, mất dữ liệu hay lỗi của con người trong quá trình quản lý tài sản. 

Cải thiện hiệu suất: Hệ thống phần mềm quản lý tài sản hỗ trợ các tính năng như lịch sử dịch vụ, theo dõi lịch sử, giúp lưu trữ hồ sơ về hiệu suất tài sản trong năm kinh doanh. Các tính năng này giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị các xu hướng sử dụng tài sản và chi phí. Trường hợp phát hiện ra xu hướng giảm trong phân tích chi phí lợi ích cho một tài sản thì doanh nghiệp có thể quyết định thay đổi nhà cung cấp hoặc thay thế tài sản đó hoặc cũng có thể là cả hai.

Tăng cường hiệu quả về chi phí: Ứng dụng Hệ thống Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết các chi phí liên quan đến các nhà cung cấp khác nhau. Từ đó việc quản lý và kiểm soát các chi phí được rõ ràng và minh bạch hơn.

Những lợi ích trên cho thấy, để có thể giao dịch hiệu quả với các nhà cung cấp thì việc đầu tư vào phần mềm quản lý nhà cung cấp nói chung và phần mềm quản lý tài sản nói riêng được xem là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. GSOFT với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động Quản trị đầu tư mua sắm & Quản lý tài sản cho các doanh nghiệp lớn, tổng công ty, tập đoàn,… sẽ mang đến cho quý khách giải pháp quản lý nhà cung cấp hiệu quả, ổn định và bền vững. 

Có thể khẳng định, việc xây dựng quy trình quản lý, đánh giá nhà cung cấp là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu trong kinh doanh. Ngoài ra, để đơn giản hóa quy trình đánh giá cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí, các chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý tự động.

Để được tư vấn sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu, vui lòng để lại thông tin bên dưới đây.