Top 4 phần mềm scan tài liệu chuyên dụng cho dân văn phòng – Đông Nam Á JSC

Tính tiện dụng, linh hoạt, có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi,… là những điều khiến phần mềm scan trở thành ứng dụng được nhiều dân văn phòng sử dụng trong thời gian gần đây. Nội dung bài viết dưới đây, Đông Nam Á sẽ giới thiệu cho các bạn những phần mềm scan trên máy tính và trên di động đang được giới văn phòng ưa chuộng sử dụng.

Phần mềm scan là gì?

Khi muốn lưu trưc những văn bản bằng giấy dưới dạng file lưu trên máy tính để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần thiết, chúng ta cần thực hiện công việc scan tài liệu. Công việc này không thể thiếu sự hỗ trợ của những phần mềm scan chuyên dụng.

Phần mềm scan là một ứng dụng giúp người dùng chuyển những tài liệu giấy (sách, báo, tài liệu viết tay,….) thành file tài liệu bản mềm có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị di động. Những phần mềm này có thể được tích hợp sẵn trong máy scan của bạn nhưng cũng có thể là một phần mềm riêng biệt được cài đặt sẵn bên ngoài.

Phần mềm scan dành cho máy tính

Phần mềm scan dành cho máy tính Advanced Scan to PDF Free

Advanced Scan to PDF Free là một phần mềm quét tài liệu PDF dành cho máy tính miễn phí. Phần mềm này sở hữu nhiều tính năng tuyệt vời mà nhiều dân văn phòng không thể bỏ qua. Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là tính năng chỉ định kích thước trang cũng như loại nén. Bên cạnh đó, phần mềm scan Advanced Scan to PDF cũng chứa các tính năng cho phép người dùng điều chỉnh kích thước của hình ảnh cũng như vị trí của hình ảnh đó. Ngoài ra, người dùng còn có thể thêm mật khẩu bảo vệ hoặc chữ ký số vào tài liệu đã được tạo để nâng cao tính bảo mật.

Phần mềm này rất dễ sử dụng, mặc dù giao diện có thể gây nhầm lẫn với một số người. Phần mềm scan Advanced Scan to PDF Free có khả năng chuyển đổi các tệp tin, dữ liệu mang định dạng khác nhau sau dạng PDF như: bản vẽ, fax, hình ảnh JPG, PNG, GIF, BMP, TIF… Đây là tính năng mạnh mẽ giúp dân văn phòng chủ động chuyển đổi các tài liệu hay hình ảnh cần thiết cho công việc sang dạng PDF để thực hiện quét và chỉnh sửa.

Phần mềm scan ảnh trên máy tính Not Another PDF Scanner 2

Not Another PDF Scanner 2 được biết đến là phần mềm hỗ trợ scan tài liệu chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí cho máy tính Window. Với phần mềm scan này, người dùng có thể lưu file quét dưới nhiều định dạng tài liệu phổ biến file PDF, tTIFF, PNG,  JPEG thậm chí còn điều chỉnh được cả độ phân giải hình ảnh, độ nét, độ sáng, độ tương phản…

Chương trình đi kèm với chức năng OCR – nhận dạng ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Vì thế, người dùng không chỉ quét và lưu tài liệu dưới dạng file kỹ thuật số mà còn trích xuất được nội dung hay chuyển nó sang dạng file văn bản để tiện xử lý dữ liệu. Người sử dụng cũng có thể thay đổi ngôn ngữ giao diện nhanh chóng trực tiếp từ cửa sổ chính của phần mềm.

Phần mềm scan cho điện thoại di động

Office Lens – một phần mềm scan của hãng công nghệ Microsoft

Những sản phẩm của ông lớn Microsoft luôn được biết đến với chất lượng và những tính năng tuyệt vời mà ít phần mềm nào có được. Phần mềm scan trên điện thoại Office Lens chính là một ứng dụng được phát hành bởi gã khổng lồ về công nghệ Microsoft nhằm nâng cao trải nghiệm của người dùng. Chính vì lẽ đó, tính năng là điều không phải bàn cãi.

Office Lens sử dụng công nghệ nhận dạng chữ in, nhận dạng quang học OCR (Optical Character Recognition). Công nghệ này cho phép người dùng tìm kiếm, sao chép và chỉnh sửa thông tin sau scan ngay trên phần mềm dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm Office Lens còn sở hữu khả năng cắt và hiệu chỉnh hình ảnh, màu sắc cho phù hợp. Khả năng thêm địa chỉ liên lạc từ các danh thiếp đã scan nhanh chóng, chiết xuất thông tin scan chi tiết và lưu nó vào danh bạ điện thoại.

Với những người còn đang lo lắng vì ánh sáng lóa khi scan trên điện thoại thì chế độ bảng trắng của ứng dụng scan này sẽ giải quyết hoàn toàn nỗi lo trên.

Ứng dụng này được tích hợp những tính năng hỗ trợ tiện dụng như: quét tài liệu, văn bản, danh thiếp, chứng từ, hóa đơn, ghi chú hay thậm chí là ghi trên bảng trắng hay bản đen. Điều này giúp đảm bảo phần mềm Office Lens hầu như không bị giới hạn bởi định dạng quét cũng như tính linh hoạt trong quá trình sử dụng.

Sau khi sử dụng Office Lens để scan, người dùng có thể lưu bản scan này qua OneNote hoặc OneDrive và chuyển đổi chúng sang định dạng Word, PowerPoint hoặc PDF. Đặc biệt, đây không chỉ là một phần mềm scan trên Iphone mà nó còn có thể tương thích với cả cơ chế hoạt động trên Androi, hỗ trợ tối đa trải nghiệm người dùng.

Phần mềm scan trên điện thoại CamScanner

CamScanner là một phần mềm scan dành cho điện thoại được nhiều người dùng lựa chọn bởi khả năng quét văn bản, hóa đơn, danh thiếp, ghi chú,… qua công nghệ quang học OCR. Điểm gây ấn tượng ở CamScanner là thiết kế giao diện khá đẹp mắt, thân thiện với người dùng và tích hợp khả năng làm sạch văn bản, hình ảnh.

Ngoài ra, phần mềm scan CamScanner còn sở hữu một tính năng khác biệt khác là khả năng chia sẻ thông tin đã scan qua email hay mạng xã hội dưới dạng tập tin JPEG, PDF, đồng thời chỉnh sửa nâng cao qua các chú thích, mật khẩu bảo vệ, có hệ thống đồng bộ đa nền tảng và tìm kiếm nhanh chóng qua từ khóa.

Phần mềm scan này có hai phiên bản khác nhau: một bản trả phí và một bản không trả phí. Với phiên bản trả phí của phần mềm scan trên di động này là bản chuyên nghiệp để sử dụng thêm một số ứng dụng hỗ trợ khác có trên CamScanner. Những tính năng này gồm cho phép cộng tác, ghép tập tin nhiều trang, tự động tải lên Google Drive, Evernote và các dịch vụ hỗ trợ sao lưu đám mây và chọn ngày hết hạn mật khẩu bảo vệ.

Trên đây là những gợi ý dành cho dân văn phòng khi muốn tìm kiếm một phần mềm scan ưng ý cả ở trên máy tính hay điện thoại. Với những phần mềm scan này, người dùng có thể dễ dàng scan tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không cần “kè kè” bên mình những chiếc máy scan nặng nề.