Top 5 phần mềm giao việc miễn phí năm 2022 | Theadvancedmanager

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, các doanh nghiệp đều có xu hướng sử dụng các phần mềm giao việc cho nhân viên của mình đồng thời theo dõi và quản lý các công việc nhằm tiết kiêm thời gian và mang lại hiệu suất cao trong công việc. Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn tìm hiểu xem lợi ích của phần mềm giao việc, tiêu chí lựa chọn một phần mềm phù hợp và giới thiệu một số các phần mềm giao việc cho nhân viên thông dụng nhất hiện nay.

>> Đọc thêm: Phần mềm ERP là gì? Top 5 ứng dụng của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

I. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên

Với thời đại dịch bệnh như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên việc quản lý trên nền tảng online bằng phần mềm hơn là quản lý như các cách truyền thống. Vậy các phần mềm giao việc cho nhân viên này đã giúp ích gì cho doanh nghiệp? Dưới đây là một số các ưu điểm vượt trội của phần mềm giao việc cho nhân viên:

1. Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau

Với sự phổ biến của của công nghệ hiện nay, phần mềm giao việc cho nhân viên được phát triển để có thể phù hợp với hầu hết các thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, pc,… Mặt khác, các phần mềm này đều sử dụng được trên các hệ điều hành khác nhau như android, IOS, window

2. Quản lý và lưu trữ thông tin công việc

Một lỗi thường gặp trong cách giao việc và quản lý công việc truyền thống đó là khi các công việc được trao đổi bằng miệng hoặc ghi chú cá nhân thường khó kiểm soát khi cần thiết. Sử dụng phần mềm giao việc sẽ giúp cho thông tin công việc được cập nhật đầy đủ, chi tiết và dễ hiểu nhất đối với cả người thực hiện công việc và người quản lý công việc.

3. Chức năng phân quyền mạnh mẽ

Với các phần mềm giao việc, nhân viên được thấy rõ hơn về vị trí làm việc và nhiệm vụ của mình, họ được phân quyền và thực hiện nhiệm vụ của mình theo các cấp bậc khác nhau, có thể tự quản lý công việc hoặc chịu sự quản lý của cấp trên. Với chức năng này, nhà quản trị của doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp của mình hơn, nhân viên nào đã hoàn thành nhiệm vụ, tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu.

4. Báo cáo

Sau khi hoàn thành công việc mỗi ngày của mình hay hoàn thành một dự án, nhân viên sẽ được phần mềm giao việc hỗ trợ thống kê và đưa ra danh sách các công việc đã được hoàn thành, và hoàn thành bởi ai và những việc chưa hoàn thành để báo cáo lại với quản lý của mình.

5. Lập kế hoạch

Đặc điểm của các phần mềm giao việc là người dùng có thể tận dụng những tag có sẵn hoặc tự tạo cho mình những tag riêng để phân chia công việc sao cho phù hợp với mực độ của mình. Sắp xếp các công việc hợp lý theo thứ tự ưu tiên và cài đặt thông báo nhắc nhở hằng ngày. Điều này sẽ giúp người dùng theo dõi được tiễn độ công việc của mình và có thể điều chỉnh nếu có những vấn đề phát sinh.

>> Xem thêm: Top 6 phần mềm quản lý khách hàng CRM miễn phí tốt nhất hiện nay

II. Những tính năng cần có của một phần mềm giao việc

Sau khi đã tìm hiểu được những lợi ích của phần mềm giao việc cho nhân viên, chúng ta sẽ cùng đi qua những tính năng cần có và cơ bản của một phần mềm giao việc cho nhân viên thời 4.0

1. Tính năng lập kế hoạch, giao việc và điều phối công việc

Một phần mềm giao việc cho nhân viên hiện đại cần đảm bảo được sự thuận tiện cho các nhà quản lý trong việc lên kế hoạch và điều phối công việc cho nhân viên của mình một cách nhanh chóng.

Với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây hiện nay, người dùng có thể sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop,…

2. Tính năng quản lý

Với một phần mềm giao việc, điều quan trọng là cần phải có tính năng quản lý đa chiều. Quản lý công việc, quản lý nguồn lực của mình và quản lý cả hiệu suất làm việc.

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc với nhau, nhà quản lý có thể thao dõi công việc của các phòng ban và nhân viên của công ty thông qua một công cụ duy nhất

3. Tính năng báo cao và đo lường

Đây là tính năng quan trọng mà một phần mềm giao việc cần phải có. Tính năng này giúp nhà quản trị có thể nắm bắt được báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ và trạng thái của tất cả các công việc dưới sự quản lý của mình.

Giúp nhà quản trị có thể cân bằng điểm mạnh, điểm yếu của các nhân viên từ đó lên kế hoạch bồi dưỡng và phân bố nguồn lực để giải quyết công việc hiệu quả

4. Tính năng tương tác

Trong công việc, tương tác, giao tiếp là một trong những yếu tố rất quan trọng, giao tiếp giữa quản lý và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên để hiểu rõ các thông tin liên quan đến công việc và triển khai một cách hiệu quả nhất.

III. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp

Với những đánh giá ở trên, bạn đã có thể dễ dàng hình dung được những tính năng cần thiết cho một phần mềm giao việc cho nhân viên của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, làm sao để chọn một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình vẫn là một câu hỏi đang cần lời giải đáp, dưới đây là một số tiêu chí có thể giúp ích cho bạn

• Lựa chọn phầm mềm giao việc dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp của mình. Hãy liệt kê những tính năng mà doanh nghiệp của bạn đang cần và lựa chọn một phần mềm đáp ứng được các tính năng đó
• Bạn muốn lựa chọn một phần mềm với tất cả các tính năng trong một (Mọi dữ liệu tập trung, kết nối dễ dàng, giao diện đơn giản) hay là một phần mền chuyên biệt (Dữ liệu độc lập, mỗi phân hệ đại diện cho một tính năng và chi phí cao)?
• Một phần mềm phù hợp với ngân sách hiện có của công ty
• Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên trong doanh nghiệp xem họ đã sẵn sàng để sử dụng phần mềm chưa?
• Xây dựng đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật liệu có cần thiết hay không?
• Dùng thử phần mềm trước khi đăng ký sử dụng.

IV. Top 5 phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí hiện nay

1. Faceworks

Facewoks cung cấp các gói phần mềm quản lý doanh nghiệp đã được lập trình sẵn và có thể điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của người sử dụng. Các thao tác triển khai và bảo trì của phần mềm này đều được triển khai nhanh cóng với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối với internet.

2. Izwork

Izwork là công cụ giúp các nhà quản trị của doanh nghiệp quản lý các quy trình – tiến độ dự án một cách thuận lợi. Với giao diện thân thiện và bố trí hợp lý phần mềm giao việc cho nhân viên này rất dễ sử dụng và có thể nhanh chóng trở thành một công cụ giao việc phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp

3. Bitrix24

Đây là phần mềm cung cấp các công cụ giúp người dùng giao việc, quản lý công việc, hỗ trợ khách hàng và hỗ trợ giao tiếp nội bộ và thương mại điện tử. Công cụ này cho phép hoạt động trên đa nền tảng với nhiều hệ điều hành khác nhau từ Android đến IOS. Bitrix24 cho phép các nhà quản trị theo dõi công việc trong thời gian liên tục, ngoài ra phần mềm còn xuất ra các công việc dưới dạng sơ đồ và đồ thị gantt để thuận tiện cho việc đánh giá.

4. Cloudoffice

Cloudoffice là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các tài liệu và điều hành công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này được phân chia gồm các phân hệ chính như văn bản, công việc, tiện ích, tài liệu, quản trị, cá nhân. Sử dụng Cloudoffice cho phép người dùng dễ dàng làm việc và theo dõi tiễn độ công việc từ xa thông qua các thiết bị có kết nối internet. Việc trao đổi, chia sẻ tài liệu sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.

5. Trello

Trello là công cụ giao việc và quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp các thành viên có thể biết được những đầu công việc của mình và của mọi người, tiến độ công việc là như thế nào khi mà họ chỉ cần nhìn sơ qua bản công việc trên trello. Bạn có thể sử dụng Trello hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần sử dụng những tính năng nâng cao.

Trên đây là những chia sẻ về đặc điểm của phần mềm giao việc cũng như giới thiệu cho bạn biết được một số phần mềm giao việc phổ biến, có thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm một số phần mềm quản trị doanh nghiệp để ứng dụng cho doanh nghiệp của mình. Hãy tìm hiểu thật kỹ về những ưu và nhược điểm của các phần mềm phía trên để có thể chọn cho doanh nghiệp của mình một phần mềm phù hợp nhất. Chúc bạn thành công với sự lựa chọn của mình nhé!

>> Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho hiệu quả