Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Phòng Tại Văn Phòng Tổng Cục Hải Quan

ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
Tải tài liệu file word zalo 0936.885.877
Dịch vụ làm khóa luận
Luanvantrithuc.com
Khoá luận tốt nghiệp ngành QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN
Sinh viên thực hiện TÔ THỊ THƠM
Mã số sinh viên, khoá, lớp 1305QTVB058, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B
HÀ NỘI – 2017

xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu
trong đề tài được thực hiện tại Tổng cục Hải quan, không sao chép bất kỳ nguồn nào
khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
Tác giả
Tô Thị Thơm

luận tốt nghiệp là công trình nghiên cứu quan trọng, thể hiện sự quan sát,
tìm hiểu và sự sáng tạo của mỗi sinh viên trong việc ứng dụng kiến thức lý luận vào
thực tế. Tuy nhiên, để hoàn thiện công trình này đòi hỏi phải có sự cố gắng, nỗ lực của
bản thân, bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn của thầy cô giáo chuyên ngành,
các cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ.
Để hoàn thành đề tài Khóa luận tốt nghiệp này cho phép em gửi lời cảm ơn
chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy cô Khoa quản trị
văn phòng đã giảng dạy cho em nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học
tập ở trường.
Thạc sĩ Đinh Thị Hải Yến, Giảng viên khoa Quản trị văn phòng. Bằng sự nhiệt
huyết và trách nhiệm của mình, cô đã giúp em định hướng và hoàn thành bài khóa luận
của mình của mình một cách tốt nhất.
Tập thể các cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Đặc
biệt là đồng chí Trương Thị Thúy Vinh – Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Tổng
cục Hải quan, tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Tô Thị Thơm

VIẾT TẮT
CNTT: Công nghệ thông tin

ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………………………………….1
1. Lý do chọn đề tài ………………………………………………………………………………………. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………………………………….. 2
3.Mục tiêu nghiên cứu…………………………………………………………………………………… 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………………………………………. 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ……………………………………………………………….. 5
6. Giả thuyết nghiên cứu………………………………………………………………………………… 5
7. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………………………. 5
8. Kết cấu của khóa luận………………………………………………………………………………… 6
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG …………………………………………………………………….7
1.1. Lý luận chung về văn phòng…………………………………………………………………….. 7
1.1.1. Khái niệm văn phòng ………………………………………………………………………………. 7
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ………………………………………………………….. 8
1.1.3. Vai trò của văn phòng ………………………………………………………………………….. 10
1.2. Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng………………………………………… 11
1.2.1. Khái niệm về công nghệ thông tin………………………………………………………….. 11
1.2.2. Nhu cầu và điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng ……………………………… 12
1.2.3. Các nguyên tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công viêc văn phòng.
16
1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ………………………….. 17
1.3.1. Khái niệm công tác văn phòng…………………………………………………………………. 17
1.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ………………. 17
1.3.3. Vai trò của CNTT trong hoạt động văn phòng……………………………………………. 23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN …………..25
2.1. Tổng quan về Tổng cục Hải quan và văn phòng Tổng cục Hải quan …………… 25

về Tổng cục Hải quan………………………………………………………………. 25
2.1.2. Giới thiệu về văn phòng Tổng Cục Hải quan……………………………………………… 26
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan………………….. 26
2.2.1. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản chỉ đạo công
ứng dụng CNTT trong văn phòng…………………………………………………………………… 26
2.2.2. Hệ thống cơ sỡ vật chất, trang thiết bị……………………………………………………… 30
2.2.3. Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng …………………………………… 31
2.2.4. Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn ứng dựng CNTT trong công tác văn phòng …. 53
2.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục
Hải quan…………………………………………………………………………………………………….. 54
2.3.1. Ưu điểm…………………………………………………………………………………………….. 54
2.3.2. Nhược điểm……………………………………………………………………………………….. 57
2.3.3. Nguyên nhân………………………………………………………………………………………. 58
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC ỨNG
DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG
CỤC HẢI QUAN……………………………………………………………………………………….60
3.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT vào hoạt động
văn phòng ………………………………………………………………………………………………….. 60
3.2. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin…………………………………………………………………………………………………….. 61
3.3. Bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ………………………………………………………. 63
3.4. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin, cơ sở vật chất ……………… 65
3.4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất …………………………………………………………………. 65
3.4.2. Ứng dụng phần mềm……………………………………………………………………………. 66
3.5. Tổ chức các cuộc thi sáng tạo các kỹ năng sử dụng CNTT vào công việc ………… 77
KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………………………………79
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………80
PHỤ LỤC

Lý do chọn đề tài
Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho
con người, cho xã hội không chỉ trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế,
xã hội mà CNTT còn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con người.
Việc áp dụng CNTT trong công tác văn phòng là rất cần thiết vì công tác văn phòng
liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin. Các trang thiết bị
máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể trong văn phòng, đã dần thay
thế các phương pháp làm việc thủ công với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn
phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán
bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được
những yêu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế.
Như chúng ta đã biết văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan.
Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi
theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ
đem lại những giá trị thực tế to lớn. Với việc nghiên cứu về công tác ứng dụng
CNTT trong hoạt động văn phòng , khi áp dụng vào thực tế sẽ mang lại những lợi
ích đáng kể.Tạo tiền đề để phát triển cho cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp
điều hành của lãnh đạo các cấp trong ngành Hải quan. Với sự tồn tại và phát triển
của một tổ chức, của một đơn vị phụ thuộc nhiều đến nhiều yếu tố cấu thành, trong
đó yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức như: vị trí của trụ sở cơ
quan, phân tích và xử lý thông tin để có được những dự báo chính xác phục vụ cho
việc điều hành của lãnh đạo, theo dõi và đôn đốc thi hành các mệnh lệnh của cấp
trên, đảm bảo hậu cần cho mọi hoạt động của đơn vị đây là những yếu tố quan trọng
mà văn phòng là người được giao nhiệm vụ chính. Sự vững mạnh của văn phòng
tức là những yếu tố tiên quyết ở trên sẽ được thực thi một cách chính xác và đạt yêu
cầu.
Đối với ngành Hải quan có thể khẳng định việc ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng một cách toàn diện là yêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa lớn trong
việc giảm nhân lực, tăng cường hơn trình độ và tính chuyên nghiệp của chính đơn

cá nhân, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc góp phần thúc đẩy công việc
nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên
em đã chọn đề tài: “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng
cục Hải quan” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay là một xu thế tất yếu
của mọi ngành mọi nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm
việc, góp phần giải phóng sức lao động của con người đồng thời tạo ra hiệu quả
công việc cao hơn, chất lượng hơn. Đã từ lâu việc nghiên cứu về ứng dụng CNTT
trong công tác văn phòng đã được tìm hiểu một cách nghiêm túc. Nhiều tác giả đã
nghiên cứu, tìm hiểu về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng. Ta có thể kể
đến các công trình và đề tài nghiên cứu sau :
Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê,
Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ
các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính
khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể
hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã
trình bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng;
đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải
cách hành chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng
tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của
công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê,
Hà Nội. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập nhật
những quy định mới nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong công tác
quản trị hành chính văn phòng.
Vũ Đình Quyền(2005) Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, hà Nội.
Trình bày về nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác hành chính văn phòng, về thư ký,

lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính,
tổ chức hội nghị, công tác văn thư, lưu trữ..
Giáo trình Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính của Thạc sĩ Nguyễn
Đăng Khoa, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội. Cuốn sách khái quát nội dung chính
là những vấn đề chung về quản lý hành chính, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ
ứng dụng tin học trong quản lý hành chính. Qua đó cuốn sách đã giúp chúng ta
được tiếp cận quá trinh ứng dụng tin học với những góc nhìn cụ thể nhất để mọi cá
nhân quản lý văn phòng và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện
công việc của mình phù hợp với các loại hình tổ chức khác nhau.
Đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ, xây dựng kho
lưu trữ điện tử phục vụ yêu cầu khai thác thông tin trong ngành Hải quan của Nguyễn
Đình Phiên – cán bộ văn phòng Tổng cục Hải quan. Đề tài chỉ ra được nhưng lợi ích
mang lại khi ứng dụng công nghệ thông sử dụng các phần mềm điện tử vào công tác
lưu trữ tại Tổng cục Hải quan. Từ đó xây dựng được hệ thống các giải pháp nhằm
giải quyết được bất cập mà cơ quan đã và đang gặp phải. Qua đây cũng là một góc
nhìn mới để lãnh đạo văn phòng và cơ quan có những sự quan tâm hơn nữa trong
việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc.
Đề tài Nghiên cứu xây dựng mô hình hệ thống CNTT (CNTT) thực hiện thủ
tục hải quan điện tử của Nguyễn Công Bình – Cục CNTT Tổng cục Hải quan. Đề
tài mang đến cho bạn đọc một kiến thức mới về những tính năng đa dạng của mô
hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Bên cạnh đó đề tài cũng đã
đưa ra được các bước để xây dựng hệ thống và các giải pháp để có thể tổ chức thực
hiện mô hình vào cơ quan, đơn vị.
Tạp chí lưu Trữ Việt Nam: Quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng
kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính Phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin
học vào Lưu Trữ. Tác giả đã đề cập đến quy trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ
thuật tin học tại cơ quan. Việc ứng dụng quy trình vào công tác xử lý văn bản sẽ tiết
kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Luận văn cử nhân của Trần Hoàng Minh(2014) Trường Đại học Khoa học xã
hội Nhân văn, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả

văn phòng UBND quận Hải Châu, Đà Nẵng. Đề tài đã chỉ ra những
hiệu quả và bất cập của quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở cơ
quan, tổ chức. Trên cơ sỡ đó đề xuất một số giải pháp nhằm giải quyết các bất cập
và thúc đẩy quá trình ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử ở cơ quan, tổ chức.
Khóa luận tốt nghiệp: KL389.2002. Nguyễn Thị Mai : Vai trò của việc ứng
dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ. Đề tài đã nghiên cứ các yêu cầu và sự cần thiết
của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ. Đánh giá
những ưu điểm và hạn chế cũng như một số bất cập của công tác lưu trữ. Trên cơ sỡ
đó đề xuất các biện pháp nhằm thức đẩy xây dựng mô hình hiện đại hóa lưu trữ, góp
phần đưa công tác lưu trữ của cơ quan phát triển mới. Đem lại hiệu quả thiết thực
trong hoạt động quản lý nói chung của cơ quan.
Khóa luận tốt nghiệp : KL157.2004 Nguyễn Thị Út Trang : Ứng dựng CNTT
trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đề tài đã tìm ra ra được
những ưu điểm tích cụ của việc ứng dụng phần mềm cũng như những thuận lợi và
khó khăn trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và
Công nghệ. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT
trong công tác lưu trư tại cơ quan.
Nhìn chung, các đề tài và tài liệu trên đều có đề cập ở những mức độ nhất
định về việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Tuy nhiên, chưa có đề tài
nào nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện về đề tài Ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan. Do vậy, tôi đã chọn đề tài làm
khóa luận tốt nghiệp.
3.Mục tiêu nghiên cứu.
– Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục
Hải quan Việt Nam.
– Nhìn nhận và đánh giá được những ưu nhược điểm trong công tác ứng dụng
CNTT tại văn phòng của cơ quan. Đưa ra những giải pháp mới mang tính lý luận và
thực tiễn cao nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
– Hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về ứng dụng CNTT trong công

tại văn phòng Tổng cục Hải quan.
– Tìm hiểu về thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ của văn
phòng Tổng cục Hải quan.
– Đưa ra các nhận xét về ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụng
CNTT từ đó có thể tìm ra nguyên nhân và đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm
hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT trong quá trình làm việc, nâng cao hiệu quả
công tác ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần vào công cuộc cải cách hành
chính nhà nước mà cơ quan đang hướng đến.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
5.1. Đối tượng nghiên cứu.
Về đối tượng nghiên cứu là ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại
Văn phòng Tổng cục Hải quan
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc ứng dựng CNTT trong công tác văn
phòng. Các giải pháp cũng tập trung đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác ứng
dụng CNTT trong văn phòng Tổng cục Hải quan. Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng
dùng chung cho các cục, chi cục hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng cục
Hải quan.
6. Giả thuyết nghiên cứu.
Nếu như việc nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng được
thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, hợp lý thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng
làm việc của Văn phòng Tổng cục Hải quan cũng như hoạt động chung của toàn
Tổng cục Hải quan Việt Nam.
Bên cạnh đó, những phát hiện đánh giá, nhận xét về các ưu nhược điểm của
công tác ứng dụng CNTT tại bộ phận văn phòng của Tổng cục Hải quan sẽ giúp cơ
quan nhìn nhận, có những góc nhìn mới và xây dựng được hệ thống các giải pháp
tối ưu đề khác phục những hạn chế còn tồn tại.
7. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu sau
đây:

tổng hợp: đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác văn
phòng (chế độ thông tin, báo cáo, công tác văn thư – lưu trữ…) tổng hợp, rà soát các
chương trình CNTT hiện đang được sử dụng tại cơ quan Tổng cục để làm cơ sở xây
dựng các kiến nghị tin học hóa văn phòng hiệu quả.
– Phương pháp so sánh, phân tích: từ số liệu tổng hợp được, đề tài so sánh,
phân tích, đánh giá thực trạng công tác tin học hoá Văn phòng hiện nay và đề xuất
hướng hoàn thiện trong thời gian tới.
– Phương pháp chuyên gia: trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng và
đưara yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý, đề tài tham khảo kinh nghiệm việc
ứngdụng triển khai mạng nội bộ tại các Bộ, ban, ngành để góp phần “đi tắt đón
đầu”, đẩy nhanh quá trình tin học hoá các hoạt động tại cơ quan Tổng cục Hải quan
và tham khảo ý kiến đóng góp của các chuyên gia để bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.
Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp khác như thống kê, pháp
thu thập tài liệu. Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu, gắn nghiên cứu phân
lý luận với tổng kết thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối đổi mới của Đảng, Nhà
nước. Đồng thời tham khảo có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học đã công bố
của các tác giả có liên quan đến đề tài.
Áp dụng các phương pháp này để có thể đánh giá khách quan, đưa ra các giải
pháp có tính khả thi, có thể áp dụng trong thực tiễn cũng như phù hợp với đặc thù
của ngành.
8. Kết cấu của khóa luận.
Đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn
phòng Tổng cục Hải quan.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả về việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan

CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Lý luận chung về văn phòng.
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có
công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân
phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo
thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm
trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau
-Nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các
cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng
(ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn
ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.”
[4;6]
– Nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.”[8;6]
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:
+Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm
nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động.
Còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng
có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Văn phòng thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho toàn cơ quan, là trung
tâm cung cấp và trung chuyển thông tin trong hoạt động quản lý đến các bộ phận.

CNTT trong công tác này cần được thực hiện một cách hiệu quả
nhất, hiểu được ý nghĩa và vai trò của thông tin đối với hoạt động của cơ quan.
Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt
động của công tác văn phòng.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các
bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính
chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… về văn phòng và công tác
văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi
hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu
tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương
đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham
mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản
lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với
lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt

phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham
mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp
cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế
hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các
chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản
lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức
năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu
trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi
phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn
phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ
quan, đơn vị.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng.
– Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ
quan.
– Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện,
phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
– Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn
thảo văn bản của cơ quan ban hành.
– Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các

cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các
văn thư, tờ trình đó.
– Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác
thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ
chức khác.
– Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương,
thưởng, nghiệp vụ.
– Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho
họat động và công tác của cơ quan.
– Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn
cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,
tiếp khách một các khoa học và văn minh
– Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong
văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ dẫn và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên
môn khi cần thiết .
1.1.3. Vai trò của văn phòng.
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tồ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất
lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não
vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời
nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn
vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quvết định và sự chỉ đạo của

quan. Như vậy, đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận,
phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc
thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan
hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan,
tổ chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những
kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng.
Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang
thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn
bản cho thủ trưởng ký để giải quyết.
Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là
bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện
các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…
Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,
phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong
và ngoài tổ chức, Ví dụ: các quvết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan.
Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng.
Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban. đơn vị nói chung và các nhà lành đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…
1.2. Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
1.2.1. Khái niệm về công nghệ thông tin.
Cuộc cách mạng CNTT hiện nay phát triển mạnh mẽ và đang tác động sâu
sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới, mở
ra một thời kỳ phát triển mới. Nội dung chủ đạo của bước chuyển lần này là sự phát

minh công nghiệp tiến lên nền văn minh trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự
phát triển từ nền công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức.
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông ,
nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả
các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong moi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội.”[4;190]
Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế, xã hội dưới sự tác động của
CNTT tri thức và các ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết
định. Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí
tương lại của họ trên thị trường quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việc liệu
họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng hay không. Không
những đối với các nước phát triển, mà các nước đang phát triển trong khu vực cũng
có những chính sách mạnh mẽ phát triển CNTT trong những năm gần đây và đã đạt
được nhiều thành tựu to lơn. Không nằm ngoài luồng xoáy của sự phát triển như vũ
bảo của công nghệ thông tin, Việt Nam đã và đang thực hiện nhiều chương trình, dự
án nhằm phát triển CNTT trong nước. Chính phủ đã ra Quyết định số
246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 06/10/2005 về việc phê
duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định
hướng đến năm 2020. và một chương trình quốc gia về CNTT đang được bắt đầu
triển khai.
1.2.2. Nhu cầu và điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng.
1.2.2.1. Nhu cầu tin học hóa hoạt động văn phòng.
Sự phát triển của CNTT hiện nay cho phép các cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp có thể xem xét toàn bộ những công việc của văn phòng nói chung, công tác
văn thư lưu trữ nói riêng để có thể ứng dụng công nghệ thông tin ở các mức độ
khác nhau. Tin học hóa hoạt động văn phòng trở thành một nhu cầu cấp thiết và tất
yếu, bởi các lý do sau đây:
Thứ nhất, xuất phát từ nhu cầu của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Trong điều kiện xây dựng Nhà nước của dân, do dân và vì dân, để người dân

càng sâu rộng vào hoạt động quản lý của nhà nước, các tổ chức xã
hội và các doanh nghiệp cần phải đối xử với người dân cũng như khách hàng, mang
tính phục vụ cộng đồng. Do vậy, để phục vụ người dân được tốt nhất, một trong
những nhiệm vụ đặt ra đối với các cơ quan là tùy theo chức năng nhiệm vụ của
mình, phải đảm bảo cung cấp các dịch vụ hành chính cho người dân và cho xã hội
một cách tốt nhất. Thực tế cho thấy, người cán bộ văn phòng phải thực hiện khối
lượng công việc rất nhiều, bên cạnh đó yêu cầu của công việc cần giải quyết nhanh
chóng, kịp thời, chính xác nhằm đảm bảo kết nối giữa những bộ phận và công việc
khác nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng làm cho năng suất, chất lượng, hiệu quả
công việc tăng lên. Từ đó cho thấy khó có thể làm việc một cách tối ưu nếu chưa
ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý của cơ quan và của văn phòng cơ quan.
Thứ hai, sự phát triển của khoa học và công nghệ đã tác động đến hoạt động
của văn phòng.
Ngày nay, trong bối cảnh hội nhập quốc tế, cuộc cách mạng khoa học và
công nghệ đã đưa loài người tiến vào kỷ nguyên của tự động hóa, kỷ nguyên của
công nghệ thông tin. Lao động sản xuất cũng như các hoạt động thực tiễn khác do
con người tác động trực tiếp vào máy móc, phương tiện lao động đang được thay
thế dần bằng việc điều hành thông qua hệ thống điều khiển tự động. Tin học hóa trở
thành cấp thiết đối với mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, trong đó có quản trị văn
phòng.
Thứ ba, xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Khối lượng công việc văn phòng là rất lớn, gồm nhiều nội dung công tác
khác nhau có liên hệ chặt chẽ và kết nối thành những quy trình, nhưng mang tính
lặp đi lặp lại như: thu thập thông tin, tiếp nhận, đăng ký, chuyển phát, theo dõi việc
giải quyết văn bản đi/đến, lập hồ sơ xử lý công việc, lưu trữ hồ sơ, tài liệu…để hoàn
thành khối lượng công việc to lớn nêu trên với thời gian nhanh nhất, hiệu quả cao
nhất thì giải pháp tin học hóa hoạt động văn phòng là vô cùng cần thiết đối với rất
nhiều nội dung công việc của văn phòng. Trong đó, “Ứng dụng côngnghệ thông tin
sẽ cho phép chúng ta thay thế lao động thủ công bằng tự động hóa hoặc nửa tự
động hóa nhiều khâu của công tác văn thư như soạn thảo ban hành văn bản, tra tìm

thông tin văn bản”. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ “là
một yều cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn
phòng”[8;193]
1.2.2.2. Điều kiện cần thiết để tin học hóa và phát huy vai trò của CNTT trong
công tác văn phòng.
Để thực hiện tin học hóa văn phòng và phát huy vai trò của CNTT trong lĩnh
vực hoạt động văn phòng, dưới góc độ tin học hóa cần thực hiện và phát triển đồng
bộ ba yếu tố là:
– Vấn đề nhân lực: muốn tin học hóa công tác văn phòng cần có trình độ tin
học cao, sử dụng thông thạo máy vi tính và các phần mềm ứng dụng cùng những
kiến thức cơ bản về mạng máy tính, internet…vv.
– Vấn đề trang thiết bị tin học: để thực thi những nhiệm vụ tin học trong
trong công tác văn phòng, cần phải có những trang thiết bị tin học như:
+ Hệ thống các trang thiết bị tin học như máy vi tính, máy in, máy scan… có
kết nối mạng Internet. Đây là phần không thể thiếu trong công tác tin học văn
phòng.
+ Hệ thống cơ sở hạ tầng mạng bao gồm: đường truyền, sever, các thiết bị
mạng…hệ thống cơ sở hạ tầng mạng được ví như giao thông, trong công tác tin học
hóa, cần phải được quy hoạch phát triển không chỉ để phục vụ yêu vầu hiện tại,
trước mắt mà còn phải đáp ứng nhu cầu của tương lai. Hệ thống này thường được
gắn kết với công tác xây dựng cơ bản của cơ quan, tổ chức để khi cải tạo, nâng cấp,
thay thế đổi đỡ phức tap và gây tốn kém.
– Vấn đề xây dựng và sử dụng phần mềm máy tính.
Bản chất phần mềm là tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng
một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trận tự xác định nhằm tự động thực
hiện một số nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Như vậy, do những phần mềm có sẵn thông thường không đáp ứng được
cách giải quyết những công việc cụ thể của các đơn vị, tổ chức khác nhau nên muốn
tin học hóa công tác văn phòng phải xây dựng những phần mềm chuyên biệt để giải
quyết các nhiệm vụ cụ thể do công tác văn phòng đặt ra.

điều kiện cụ thể của cơ quan, tổ chức, để xây dựng phần mềm và
phát huy cao nhất hiệu quả của phần mềm, xu hướng hiện nay là mỗi cơ quan, tổ
chức cần sử dụng chung một kho dữ liệu và có sự phân cấp, phân quyền cho từng
bộ phận trong cơ quan. Các phần mền phải tích hợp để sử dụng chung một đầu mối
truy cập qua web portal của cơ quan mà người ta gọi là “cổng thông tin điện tử”.
Cần trạng trong một cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều website, nhiều phần mềm, vừa
lãng phí, vàu không phát huy hiệu quả. Để xây dựng và sử dụng hiệu quả phần
mềm cần:
Về xây dựng phần mềm.
Mô tả chi tiết các thao tác, quá trình, kết quả thực hiện của từng công việc cụ
thể trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Các mối liên hệ trong các công việc, thao tác, kết quả thực hiện (cả mối liên
hệ hữu hình và mối liên hệ tiềm ẩn, xác định những mối liên hệ chính, phụ, phương
thức liên hệ: độc lập, phụ thuộc hay đồng cấp..)
– Xây dựng thuật toán xử lý công việc đã mô tả.
– Chọn ngôn ngữ và cơ sỡ dữ liệu dùng để xây dựng phần mềm.
– Phần mềm tốt phải kết hợp được với tất cả các yếu tố trên, nghĩa là: giải
quyết tốt nhất các nghiệp vụ phát sinh từ công việc một cách chính xác, không có
bất kỳ lỗ nào,kha năng lưu trữ dữ liệu lón, tính bảo mật cao, khả năng tích hợp liên
thông với các phần mềm khác dễ dàng, dễ sử dụng, truy cập và giá cả hợp lý.
Về sử dụng phần mềm.
Để đảm bảo sử dụng phần mềm hiệu quả, cần chú ý một số vấn đề:
– Tổ chức tập huấn để ngưới sử dụng nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và thao tác
của phần mềm.
– Liên kết phần mềm với các phần mềm, chương trình máy tính khác nâng
cao hiệu quả sử dụng.
– Có kế hoạch bảo mật dữ liệu.
– Thường xuyên bảo trì, nâng cấp phần mềm cho phù hợp với nhu cầu công
việc thực tế.

tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công viêc
văn phòng.
Điều 24. Luật CNTT quy định nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước.
1. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải được ưu
tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt
động của cơ quan nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩa
vụ công dân.
2. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải thúc đẩy
chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan nhà nước và chương trình cải cách
hành chính.
3. Việc cung cấp, trao đổi thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp với
mục đích sử dụng.
4. Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch.
5. Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệ
trong toàn bộ hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước.
6. Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả.
7. Người đứng đầu cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụng
CNTT thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
Điều 25. Luật CNTT quy định nội dung quản lý nhà nước về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
1. Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động của
cơ quan nhà nước và hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin giữa cơ quan nhà nước
với tổ chức, cá nhân.
2. Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động của cơ
quan và phục vụ lợi ích công cộng.
3. Xây dựng các biểu mẫu phục vụ cho việc trao đổi, cung cấp thông tin và
lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.
4. Thiết lập trang thông tin điện tử phù hợp với quy định tại Điều 23 và Điều
28 của Luật này.

chia sẻ thông tin với cơ quan khác của Nhà nước.
6. Thực hiện việc cung cấp dịch vụ công trên môi trường mạng.
7. Xây dựng, thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao nhận thức và trình độ ứng
dụng CNTT của cán bộ, công chức.
8. Thực hiện hoạt động trên môi trường mạng theo quy định tại Điều 27 của
Luật này.
Nhờ có nguyên tắc ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công việc văn phòng đã
tạo ra cơ sỡ để các cơ quan tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng. Từ việc thực hiện các nguyên tắc sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện công việc.
1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
1.3.1. Khái niệm công tác văn phòng.
Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử
lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận
văn phòng (văn phòng/phòng hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không
gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên
trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức
danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính,
thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, cán sự
lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy…).
1.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường xuyên phải xử lý
thông tin để giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một cách hiệu quả.
Với một khối lượng công việc bao gồm nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho
đến công tác lập kế hoạch, kiếm tra đánh giá, soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu… thì
việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự
thay đổi về phương thức quản lý thông tin. Trước đây khi nói đến văn phòng người
ta hình dung ngay tới tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhưng bây giờ hình
ảnh đó đã được thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với những phần mềm tiện
ích cho phép lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng ưu việt

thế nữa công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối
mạng có thể chia sẽ các nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin,
truy cập và tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng. Trong nội bộ cơ quan, đơn vị
có hệ thống mạng LAN giúp choc việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối mạng
WAN để xử lý thông tin đầu ra. Mạng toàn cầu Internet còn cho phép truy cập bất
cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay vì trước đây phải mất hàng tuần
thậm chí hàng tháng. Ứng dụng CNTT sẽ tạo tiền đề phát triển cho cả cơ quan,
góp phần đổi mới phươn pháp điều hành của Lãnh đạo các cấp.Trong công tác
văn phòng ứng dụng CNTT sẽ góp phần giảm thời gian lãng phí và những ách
tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
Các nghiệp vụ chủ yếu ứng dụng CNTT giải quyết công việc văn phòng.
1.3.2.1. Ứng dụng công nghệ trong công tác tham mưu, tổng hợp.
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng
quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và
chất lượng quản lý, lãnh đạo.
“Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ và những ý kiến
tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng
hợp, phân tích để đưa ra những kết luận chung nhắt nhằm cung cấp những thông
tin, phương án tối ưu nhất.”[11;25]
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu
mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động,
mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan. Làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi
chảy, hiểu quả nhất, còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong
cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực.
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, trợ giúp nhằm góp
phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao
nhất. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được
các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản
lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định

thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là
công tác tham mưu tổng hợp.
Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp ở
mỗi cơ quan, tổ chức ngày nay đã thuận tiện rất nhiều. Việc soạn thảo và ban hành
các chương trình công tác, các quyết định quản lý, các văn bản quy phạm pháp luật,
các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước… được thực hiện chủ yếu trên các
máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word giúp cho việc trình
bày được chính xác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản
được nhanh chóng, và chính xác hơn đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo.
1.3.2.2. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý
Văn phòng có nhiệm vụ cung cấp nội dung thông tin chính xác có chất lượng
cao và kịp thời cho lãnh đạo. Việc tổ chức công tác thu thập thông tin tạo điều kiện
để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo, quản
lý. Các thông tin, dữ liệu có chất lượng cao giúp cấp lãnh đạo, quản lý xây dựng
được chủ trương, đường lối, chính sách sát đáng đáp ứng yêu cầu công việc, được
ban hành kịp thời giải quyết tốt các nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan, tổ chức.
Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tại cơ quan, tổ chức luôn cần
được quan tâm chú trọng, mọi thông tin được phản ánh chính xác, kịp thời. Đối với
những thông tin mang tính bí mật, đảm bảo cho công tác điều tra và công tác phục
vụ công việc được đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối. Công tác thông tin phục vụ
lãnh đạo, quản lý trong văn phòng được thực hiện theo cấp, thông tin từ trên xuống
dưới và thông tin từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin giữa các với nhau luôn được
đảm bảo chính xác, rõ ràng, nguồn tin có độ tin cậy cao.
So với việc tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo theo kiểu truyền thống (thông
tin qua chủ yếu văn bản giấy tờ, qua báo cáo, trao đổi trực tiếp khi gặp mặt… ) thì
hiện nay công tác thông tin đã được đổi mới căn bản khi văn phòng đã tham mưu và
xây dựng cho cơ quan, đơn vị
1.3.2.3. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng

vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban
hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức đơn vị. Do vậy công tác văn thư trong cơ quan là một trung tâm
diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin. Trong đó công
văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong những khâu
quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan. Vai trò của công tác văn
thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ
thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư
được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ được nâng cao chất lượng
quản lý.
Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc
liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ
chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính
trị xã hội.
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ
của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách
nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.
1.3.2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác Lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác
nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các
nhà nước quan tâm.
Ngay từ khi máy tính ra đời, việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ trong
các lĩnh vực lưu trữ tài liệu, thống kê, tổng hợp, xây dựng các công cụ tra cứu thông

việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ đã trở thành thông dụng và
không thể thiếu được trong hoạt động nghiệp vụ. Với khả năng lưu giữ thông tin,
nhờ các công cụ tiện ích nhằm tạo ra những chương trình ứng dụng giúp công tác
quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ một cách thuận tiện.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ, đã hoàn toàn thay thế lao động
thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động hoá các nghiêp vụ của công lưu trữ:
– Quản lý kho lưu trữ
– Quản lý Tài liệu lưu trữ
– Bảo quản, thu thập, xác định giá trị tài liệu
– Tổng hợp và tra tìm thông tin.
1.3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị – hậu cần
Ứng dụng CNTT trong việc thống kê, quản lý tài sản cơ quan, kiểm tra an
ninh, kiểm soát giờ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức.
Về công tác quản trị – hậu cần ứng dụng tin học là người ta sử dụng các phần
mềm quản lý tài sản, các thiết bị nghe nhìn, cơ sở vật chất của cơ quan nhằm theo
dõi, kiểm tra tình trạng sử dụng, khả năng phục vụ của các trang thiết bị đó để kịp
thời nâng cấp và sửa chữa, thay thế khi cấn thiết…
Nhân viên bảo vệ an ninh: Bên cạnh việc tuần tra theo dõi họ có thể theo dõi
các hoạt động của cơ quan mình quan hệ thống camera được lắp đặt trong cơ quan
mình nhằm thắt chặt được an ninh và xử lý tình huống một cách kịp thời và nhanh
chóng nhất.
Về quản trị trang thiết bị y tế: Bộ phận y tế có thể sử dụng các phần mềm
quản lý về các loại thuốc thông dụng được sử dụng nhiều trong cơ quan, các trang
thiết bị y tế, các tài sản khác nhằm theo dõi và kiểm tra khi cần thiết về số lượng
cũng như chất lượng thuốc và vận dụng kể trên.
Về bộ phận đội xe, người ta có thế sử dụng phần mềm quản lý xe để thuận
tiện cho việc điều tiết xe, biết được thòi gian xe đi về, lịch đi lịch về của từng xe,
tình trạng sử dụng, thời gian bảo hành, bảo trì xe để xe ở trong tình trạng tốt nhất
khi sử dụng.

thủ quỹ ngày nay được sự trợ giúp của máy tính và các phần
mềm hỗ trợ như: Microsoft Excel, Microsoft Acess…đã làm cho công việc của họ
nhẹ nhàng hơn, nhanh chóng và chính xác hơn đông thời tiết kiệm được công sức,
thời gian. Cũng nhờ các phần mềm này mà việc dự toán kinh phí cũng có nhiều
thuận tiện hơn trước, công việc cũng trở lên thông suốt, đem lại kết quả cao hơn.
1.3.2.6. Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức Hội họp.
Công tác chuẩn bị.
+ Văn phòng lập kế hoạch tổ chức hội họp, căn cứ vào kế hoạch để tổ chức,
giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân
công, đúng tiến độ thời gian, chuẩn bị văn bản, giấy tờ phục vụ hội họp.
+ Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo, mời các đại biểu đến tham dự, đúng
thành phần và chủ động trong quá trình dự hội họp, văn phòng tổ chức phát cho các
đại biểu, khách mời các giấy tờ, tài liệu cần thiết.
+ Chánh văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về
chương trình làm việc cơ sở vật chất đảm bảo cho cuộc họp, kinh phí, phương tiện
đi lại, nhân viên phục vụ cho hội nghị…
Trong quá trình cuộc họp diễn ra.
Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm chủ trì tổ chức đón tiếp đại biểu, phát tài
liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến
dự để tiến hành khai mạc, điều hành cuộc họp. Thực hiện theo dõi diễn biến cuộc
họp, đôn đốc nhắc nhở cán bộ, nhân viên phục vụ hậu cần để cuộc họp diễn ra thuận
lợi đúng như kế hoạch đã định sẵn. Xử lý kịp thời những tình huống phát sinh đột
xuất trong quá trình diễn ra cuộc họp. Của cán bộ ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp
các ý kiến.
Sau khi hội họp kết thúc.
Chánh văn phòng đề xuất với lãnh đạo cơ quan nội dung và hình thức thông
báo kết quả cuộc họp. Tùy vào nội dung công việc của cuộc họp. Nếu thuộc chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng thì văn phòng chịu trách nhiệm thu thập tài liệu và
lập hồ sơ. Nếu công thuộc thuộc đơn vị khác thì văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn
vị hồ sơ theo quy định.

kết quả cuộc họp, văn phòng bổ sung những việc mà hội nghị đề
ra vào chương trình công tác năm của cơ quan. tổ chức việc quyết toán kinh phí tổ
chức. Họp rút kinh nghiệm cho các cuộc hội họp lần sau.
1.3.2.7. Ứng dụng CNTT trong công tác lập chương trình công tác, dự án
Ngoài những công việc tiếp nhận quản lý văn bản đi đến, lưu trữ, tra cứu văn
bản thì văn phòng còn có nhiệm vụ lập và theo dõi tình hình thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức và quản lý lịch công tác của cá
nhân, bộ phận. Đây là những công việc yêu cầu tính chính xác cao, liên kết chặt chẽ
giữa các cá nhân, bộ phận, tổ chức. Những công việc đó được thực hiện một cách
thuận lợi chính xác nhờ những phần mềm tin học, các hệ thông thông tin quản lý.
1.3.3. Vai trò của CNTT trong hoạt động văn phòng
CNTT ra đời đã và đang ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống
xã hội, góp phần thay đổi cơ bản cách quản lý, học tập và làm việc của con người
văn phòng. Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT lãnh đạo cũng như các cá nhân
trong và ngoài cơ quan, đơn vị dễ dàng liên kết với nhau hơn trong việc thực hiện
nhiệm vụ, thực hiện điều hành bộ máy văn phòng một cách nhanh chóng, hiệu quả
và chính xác, kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan nâng cao tính minh bạch
và độ tin cậy của thông tin trong hoạt động văn phòng. Nhờ CNTT và truyền thông ,
tốc độ xử lý thông tin ngày càng nhanh, khả năng truy cập tới các nguồn thông tin
ngày càng mở rộng và nhu cầu hợp tác trong môi trường thông tin ngày càng phát
triển. Các ứng dụng của internet ngày càng phát triển và trở nên phổ cập đang mở
rộng khả năng thiếp thu tri thức, nâng cao chất lượng hành chính công, làm thay đổi
mạnh mẽ phương thức giao tiếp và lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức.
Để trở thành một văn phòng làm việc chuyên nghiệp , hiệu quả thì điều cần
thiết là luôn không ngừng đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản
lý. Nắm bắt được thông tin chính là nắm bắt được cơ hội để phát triển vì đây chính
là điều kiện tiên quyết nhằm hiện đại hóa văn phòng, đmả bảo cung cấp đầy đủ,
chính xác, và nhanh chóng nhất mọi thông tin cần thiết cho cơ quan.
Ứng dụng CNTT không chỉ giúp việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính
đươc nhanh chóng, dễ dàng hơn mà còn hỗ trợ cho việc quản lý những công việc đã

hiện trong cơ quan. Giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình
hoạt động cơ quan, làm giảm thiểu tối đa những công việc sự vụ thông qua hệ thống
cung cấp thông tin nhanh chóng,chính xác, từ đó lãnh đạo có thể tập trung vào công
việc có tính chất chuyên môn, đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, sáng suốt.
Ứng dụng CNTT là bước đầu tiên trong công tác hiện đại hóa công tác văn
phòng. Nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng, là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện cải
cách hành chính nhà nước, đưa hoạt động trong cơ quan hành chính đi vào nề nếp,
thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Ngoài ra việc ứng dụng CNTT sẽ là một trong những giải pháp nhằm đạt
mục tiêu cải cách hành chính nhà nước, vì cải cách hành chính nhà nước là nhằm
đem lại tính hiệu quả và chất lượng trong cách thức hoạt động và điều hành của bộ
máy nhà nước và làm cho nền hành chính nhà nước có khả năng kiểm soát lãng
phí,thất thoát, tham nhũng. Điều đó đòi hỏi các hoạt động và các mối quan hệ. Qua
đó sẽ tạo được sự công khai minh bạch trong nền hành chính. Quá trình tạo lập các
hệ thống CNTT trong cơ quan hành chính nhà nước là hết sức cần thiết.

vị
tham mưu
Các đơn vị
sự nghiệp
(ViệnNC,
Báo…)
Văn phòng
Tổng cục
Cục HQ
địa
phương
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
2.1. Tổng quan về Tổng cục Hải quan và văn phòng Tổng cục Hải quan.
2.1.1. Giới thiệu về Tổng cục Hải quan.
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Hải quan.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Hải quan được quy định cụ
thể tại Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính Phủ
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải
quan trực thuộc Bộ Tài Chính.(xem phụ lục 1)
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan hiện nay
Chi cục Văn Các đơn Phòng Phòng Phòng Phòng Các Phòng
Hải quan phòng vị tham Tài vụ Tổng Hành Tổng hợp nghiệp vụ
(Đội
Tổng
Cục mưu
(Đội
quản trị hợp chính
hợp) kiểm
soát,
Phòng
nghiệp
vụ…)
Nguồn: Văn phòng Tổng cục hải quan.

về văn phòng Tổng Cục Hải quan.
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Tổng cục Hải quan.
Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng được quy
định tại Quyết định số 1066/QĐ-BTC Quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan.(xem phụ lục 2)
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan gồm:
1. Phòng Tổng hợp.
2. Phòng Hành chính.
3. Phòng Tài vụ – Quản trị.
4. Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Văn phòng Tổng cục Hải quan và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại
Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà
nước để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định nhiệm vụ và quyền hạn của
các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh
thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan. (xem phụ lục 3 – Quyết định 2386/QĐ-TCHQ
ngày 28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng
cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan).
2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
2.2.1. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản
chỉ đạo công ứng dụng CNTT trong văn phòng.
– Ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay đã được Đảng, Nhà nước và các
cơ quan tổ chức rất quan tâm và được cụ thể hóa bằng các văn bản quy định rất cụ
thể như :
+ Luật số 67/2006/HQ11 Luật công nghệ thông tin ngày 29/6/2006.
+ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (được Quốc hội thông qua ngày
29/11/2005):
Điểm 4 Điều 40 Luật Giao dịch điện tử 2005 đã xác định mục tiêu thực hiện

tử cho các cơ quan nhà nước như sau: “Căn cứ vào điều kiện phát
triển kinh tế – xã hội và tình hình cụ thể, cơ quan nhà nước xác định một lộ trình
hợp lý sử dụng phương tiện điện tử trong các loại hình giao dịch quy định tại Điều
39 của Luật này”
Tại điểm 3 Điều 40 Luật này đã chỉ rõ: “Cơ quan nhà nước trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình chủ động thực hiện từng phần hoặc toàn bộ giao
dịch trong nội bộ cơ quan hoặc với cơ quan khác của Nhà nước bằng phương tiện
điện tử”.
Các loại giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước (quy định tại điều 39
của Luật này) bao gồm:
1. Giao dịch điện tử nội bộ trong cơ quan nhà nước
2. Giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau
3. Giao dịch điện tử giữa cơ quan nhà nước với cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
“Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và lưu trữ
bằng phương tiện điện tử”
Giao dịch điện tử là giao dịch có sử dụng thông điệp dữ liệu được thực hiện
bằng phương tiện điện tử. Và Luật này cũng đã thừa nhận giá trị pháp lý của thông
điệp dữ liệu: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý
chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” (điều 11) và
“trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông
điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp
dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết” (điều 12).
Thông điệp dữ liệu cũng được pháp luật đảm bảo về độ tin cậy “Thông điệp dữ liệu
có giá trị như bản gốc” (điều 13), đồng thời pháp luật cũng thừa nhận giá trị làm
chứng cứ của thông điệp dữ liệu “… Giá liệu chứng cứ của thông điệp dữ liệu được
xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi
thông điệp dữ liệu; cách thức đảm bảo và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ
liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác” (điều 14)
Trên cơ sở công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu luật pháp cũng đã
đưa ra vấn đề ghi nhận giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử tại Điều 15

luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưu trữ thì
chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ
liệu…”. Mấu chốt về giá trị pháp lý, độ tin cậy và tính bảo mật của tài liệu điện tử
nằm ở CKĐT: “CKĐT được tạo ra dưới dạng từ, chữ số, ký hiệu, âm thanh hoặc
các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic
với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác
nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”
(Điều 21)
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (được Quốc hội thông qua ngày
11/11/2011):
Luật lưu trữ ra đời đánh dấu một bước ngoặt lớn cho Lưu trữ Việt Nam hiện
nay, công tác lưu trữ đã chính thức có cơ sở pháp lý cao nhất đó là Luật được Quốc
hội thông qua. Tuy nhiên, đề cấp đến lưu trữ tài liệu điện tử, Luật cũng chỉ dành
một phần rất khiêm tốn tại Điều 13 để quy định về vấn đề này: “Tài liệu lưu trữ
điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số
hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” và “Tài liệu lưu trữ điện tử phải
đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đảm bảo tính kế thừa, tính thống
nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt ”. Riêng đối với tính pháp lý của tài
liệu số hoá, Luật đã chỉ rõ: “Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hoá”
+ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
+ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính Phủ về
việc tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
+ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
+ Quyết định sô 1065/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính Phủ về
việc phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

quan nhà nước giai đoạn 2011-2015.
+ Chỉ thị số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/5/2012 về việc tăng
cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
+ Thông tư số 78/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 15/09/2008
hướng dẫn thị hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày
23/02/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
+ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày
06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền
thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
+ Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2013 của Văn phòng Chính phủ về
việc gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
+ Quyết định số 1766/QĐ-BTC ngày 26/7/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin ngành tài chính giai đoạn
2011-2015.
+ Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước
về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
+ Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng.
+ Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học
lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.
Để hợp thức hóa và thực hiện đồng bộ ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động công tác văn phòng của cơ quan. Tổng cục Hải quan đã ban hành các văn
bản quy định về một số vấn đề như :
+ Quyết định số 1073/QĐ-TCHQ ngày 29/4/2008 của Tổng cục trưởng Tổng
cục Hải quan phê duyệt đề án ứng dụng công nghệ thông tin cải tiến công tác văn
phòng trong ngành Hải quan.
+ Công văn số 3058/TCHQ-VP ngày 27/06/2011 Về việc sử dụng mạng
NetOffice 5.0.

số 3952/TCHQ-VP Về việc xử lý văn bản trên mạng Net Office 5.0.
Bằng việc ban hành các văn bản quy định về việc thực hiện các nhiệm vụ
ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Trên cơ sở đó Tổng cụ Hải quan đã và
đang từng bước phát triển và đồng bộ hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
phù hợp để đáp ứng nhu cầu tin học hóa hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó thì
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cũng được văn phòng Tổng cục triển
khai nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
2.2.2. Hệ thống cơ sỡ vật chất, trang thiết bị.
Hệ thống cơ sở vật chất ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Trang
thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng
như bàn làm việc, tủ cá nhân, máy vi tính, máy điện thoại và các trang thiết bị làm
việc sử dụng chung trong đơn vị máy photocopy.
Theo số liệu tổng hợp từ năm 2014 đến 2016, đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ
thuật cho Văn phòng Tổng cục bao gồm một số trang thiết bị CNTT chủ yếu như:
Số máy vi tính đang sử dụng tại Văn phòng Tổng cục là 105 máy. Ngoài ra
còn có 15 máy tính xách tay để phục vụ cho các chuyến công tác xa, dài ngày.
Bên cạnh đó còn có 22 máy quét (scanner), máy in 25 chiếc, máy sao chụp
(photocopy) 12 chiếc, máy Fax 24 chiếc, máy hủy tài liệu 11 chiếc.
Văn phòng Tổng cục dùng chung trong hệ thông server, Ecustoms. Các
server thuộc sự quản lí của Cục CNTT thuộc Tổng cục Hải quan.
Đường truyền sử dụng là đường truyền tốc độ cao ADSL. Tất cả máy tính cơ
quan đều được kết nôi mạng nội bộ LAN.
Như vậy, việc trang bị thiết bị, cơ sở vật chất tin học cho Văn phòng Tổng
cục khá đầy đủ, đảm bảo các điều kiện tốt cho quá trình thực hiện ứng dụng CNTT
trong công tác, yếu tố còn lại phải giải quyết là trình độ ứng dụng và việc điều hành
quản trị hệ thống.
Tuy nhiên, nhìn trên góc độ chung việc trang bị cơ sở vật chất cho việc đồng
bộ ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước phần lớn đã

nhưng chưa hoàn chỉnh. Với sự quan tâm thích đáng của Chính phủ, Bộ
Tài chính, ngành Hải quan đã được tiếp nhận nhiều trang thiết bị hiện đại, vừa phục
vụ trực tiếp công tác quản lý hải quan. Tuy nhiên, so với thực tế mức đầu tư mua
sắm trang thiết bị, phát triển các công cụ hỗ trợ hoạt động hải quan đã được trang bị
hiện đại nhưng để vận hành và sử dụng nó còn cần phải đào tạo, sắp xếp hệ thống
hơn và cần có kế hoạch cụ thể. Cơ quan đã sử dụng máy tính trong thực hiện công
việc nhưng việc kết nối mạng với nhau chưa thực hiện hoàn chỉnh. Yêu cầu hệ
thống thông tin là chưa bảo đảm nên không thể điều hành duy nhất bằng tin học và
phải tiếp tục thực hiện song song với điều hành bằng giây tờ, văn bản.
Trang thiết bị hiện đại, phù hợp là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo ngành Hải quan.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã
được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ
CNTT vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động
được tăng lên.
– Trong công tác lưu trữ việc giữ gìn và đảm bảo cho tài liệu được an toàn
đã được quan tâm. Hệ thống bảo quản tài liệu được hiện đại hóa với nhiều trang
thiết bị hiện đại đáp ứng được yêu cầu trong công tác lưu trữ.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn
phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn
phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ
năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại
để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác
tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các
cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước.
2.2.3. Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
Đối với công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan hiện nay, mặc dù có chủ
trương ứng CNTT vào hoạt động văn phòng nhưng cũng mới chỉ có một số nhiệm vụ
văn phòng đã ứng dụng thành công thành tựu của khoa học công nghệ. Cụ thể như:

tham mưu, tổng hợp.
Trong Văn phòng Tổng cục Hải quan có bộ phận tham mưu riêng, đó là
phòng tổng hợp. Với chức năng này, phòng tổng hợp sẽ có nhiệm vụ phải dựa trên
những thông tin mình thu thập được qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp, sẽ đưa
ra những phương án thích hợp cho lãnh đạo. Từ đó, lãnh đạo sẽ xem xét và lựa chọn
một phương án tối ưu để thực hiện.
Một nhiệm vụ quan trọng của phòng tổng hợp đó là tham mưu cho lãnh đạo
về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý… Đây là nhiệm vụ mà phòng
tổng hợp cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin. Hơn nữa, người tham
mưu cần có một cái nhìn tổng thể để từ đó phân tích, chọn lọc những thông tin mới
để tìm ra được hướng đi đúng cho đơn vị. Vì nhiệm vụ của Phòng tổng hợp cần
thực hiện:
– Tổng hợp tài liệu hội nghị, hội thảo, giao ban tháng, quý, tài liệu phục vụ
các cuộc họp đầy đủ, chính xác và kịp thời.
– Thông báo và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục Hải quan tới
các đơn vị trong toàn ngành một cách chính xác, kịp thời. Bên cạnh đó còn tổng hợp
đề xuất, kiến nghị của các đơn vị đến lãnh đạo Tổng cục để giải quyết theo quy
định.
– Trình và được Tổng cục Hải quan phê duyệt phương án ứng dụng công
nghệ mới để hỗ trợ công tác giúp việc cho lãnh đạo Tổng cục.
– Tăng cường thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa Tổng cục Hải quan với các
cơ quan, đơn vị có liên quan thuộc Bộ, các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan Tổng
cục, các cơ quan ngoài ngành trong công tác nghiệp vụ.
– Tích cực đôn đốc, theo dõi việc triển khai áp dụng quy trình quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của các đơn vị; phối hợp với công ty
tư vấn hướng dẫn, đào tạo cho các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục nâng cấp,
mở rộng xây dựng quy trình cho các thủ tục hành chính.
– Thực hiện tốt việc nắm bắt, tổng hợp thông tin và xây dựng các loại báo cáo
định kỳ, đột xuất; báo cáo công tác cải cách hành chính và các báo cáo chuyên đề cụ
thể theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Bộ Tài chính, Chính phủ và Quốc hội: Báo

Chính phủ, tài liệu phục vụ các kỳ họp Quốc hội khóa XIII, báo cáo
số liệu về hàng hóa tạm nhập- tái xuất… đảm bảo về thời gian và chất lượng.
– Xây dựng kế hoạch, phối hợp chuẩn bị tài liệu và tổ chức thực hiện thành
công Hội nghị chuyên đề về chống thất thu ngân sách nhà nước trong lĩnh vực Hải
quan, Hội nghị quy hoạch các chức danh lãnh đạo Tổng cục Hải quan, Hội nghị giới
thiệu dự án VNACCS/VCIS.
– Rà soát, đôn đốc các đơn vị trong toàn ngành thực hiện ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Tổng cục Hải quan tại các thông báo, kết luận nhằm đảm bảo
hoàn thành các công việc của các đơn vị theo đúng tiến độ.
Công tác tổng hợp.
– Xây dựng kế hoạch, phối hợp chuẩn bị tài liệu và tổ chức thực hiện thành
công Hội nghị chuyên đề về chống thất thu ngân sách nhà nước trong lĩnh vực Hải
quan, Hội nghị quy hoạch các chức danh lãnh đạo Tổng cục Hải quan, Hội nghị giới
thiệu dự án VNACCS/VCIS.
– Thực hiện tổng hợp thông tin và xây dựng các loại báo cáo định kỳ, đột
xuất; báo cáo công tác cải cách hành chính và các báo cáo chuyên đề cụ thể theo chỉ
đạo của lãnh đạo Tổng cục, Bộ Tài chính, Chính phủ và Quốc hội.
– Rà soát, đôn đốc các đơn vị trong toàn ngành thực hiện ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Tổng cục Hải quan tại các thông báo, kết luận nhằm đảm bảo
hoàn thành các công việc của các đơn vị theo đúng tiến độ.
Trong công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhờ việc ứng dụng CNTT
được áp dụng vào quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin nên công tác tham mưu,
tổng hợp được diễn ra nhanh chóng hơn, hiệu quả công việc được nâng cao. Văn
phòng Tổng cục đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh tin học hóa
trong công tác tham mưu,tổng hợp từ đó việc phối hợp xử lý công việc giữa các bộ
phận và các chuyên viên ngày càng chặt chẽ, thời gian được đảm bảo, qua đó đã
góp phần nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, xử lý văn bản cho lãnh đạo Tổng
cục. Đồng thời, tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu, tổng hợp sẽ
rút ngắn thời gian, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

các hệ thống UPS tập trung cho 09 trung tâm dữ liệu của 09
Cục Hải quan và trung tâm dữ liệu trong toàn Tổng cục, các phần mềm hỗ trợ để
soạn thảo văn bản đã tạo ra môi trường làm việc với tính tương tác cao. Văn phòng
đã chủ động xử lý hoặc trao đổi, làm việc trực tiếp với các Cục và Chi cục Hải quan
địa phương. Trong quá trình tham mưu, đề xuất Văn phòng đã giúp Tổng cục Hải
quan ban hành hơn 1000 văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động trên tất cả các lĩnh vực
đảm bảo kịp thời, hiệu quả, ít để sai sót xảy ra.
CNTT là một trong những công cụ hữu hiệu giúp cho công tác tham mưu,
tổng hợp và quá trình xử lý công việc của cán bộ, công chức dễ dàng và nhanh
chóng hơn. Thực hiện tốt hơn những việc trước kia khi chưa ứng dụng CNTT
không thể làm được. Việc ứng dụng CNTT giúp tiết kiệm thời gian. Có thể nói, các
hệ thống ứng dụng CNTT đã giúp cho quản lý tổ chức hiệu quả hơn, tạo điều kiện
thúc đẩy cho các cải tiến của tổ chức.
2.2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ
– Công tác văn thư
Hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư trở thành một trong
những nhu cầu không thể thiếu được ở mọi cơ quan. Bộ phận văn thư của phòng
hành chính thường xuyên phải xử lý một khối lượng văn bản rất lớn.Tại Tổng cục
Hải quan, các văn bản được sao nhân ra thành nhiều bản để gửi cho các phòng ban,
các cục, chi cục hải quan địa phương.
Chương trình tin học hóa công tác văn thư ở Tổng cục Hải quan rất được quan
tâm, từ năm 1994 Tổng cục Hải quan đã thử nghiệm chương trình quản lý văn bản
đến trên máy tính, năm 1995 chương trình được đưa vào thực hiện. Tuy nhiên kết quả
đạt được chỉ là cập nhật văn bản đến và phục vụ tra cứu văn bản nhanh chóng hơn.
Năm 1998 chương trình ứng dụng được nâng cấp, trong đó có thể cập nhật được cả
văn bản đi và văn bản đến, phục vụ tra tìm nhanh chóng. Tất cả chương trình ứng
dựng tin học vào công tác văn thư tính đến tháng 2/2003 chỉ đơn thuần là cập nhật
thông tin về văn bản, tra cứu và in kết quả tra cứu chứ chưa thực hiện xử lý văn bản
và thực hiện kết quả xử lý cũng như lập hồ sơ công việc trên máy.
Từ tháng 4/2003 đến tháng 11/2012 Tổng cục Hải quan sử dụng chương trình

hành Net-office phiên bản 1.0. Chưng trình ứng dụng được 3 năm đem
lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý, điều hành của Tổng cục Hải quan.
Quản lý điều hành văn bản Net- office 1.0 đối với công văn đến.
Quản lý văn bản đến: Văn thư cơ quan là đầu mối tiếp nhận văn bản của
Tổng cục Hải quan, khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, văn bản được cập nhật
và quét toàn bộ nội dung, gắn ảnh vào đầu văn bản đưa lên mạng nội bộ. Trong quá
trình xử lý quy định, các đơn vị cập nhật quá trình xử lý để văn phòng theo dõi. Tuy
nhiên việc theo dõi quá trình xử lý, thông tin xử lý văn bản chỉ mới được thực hiện
thời gian gần đây nhưng chưa đạt được yêu cầu đặt ra.
Phát hành văn bản đi : Văn bản đi trình lãnh đạo Tổng cục ký đều thông qua
bộ phận Tổng hợp thuộc văn phòng kiểm tra thể thức, trình ký, chuyển cho văn thư
cơ quan cho số, đóng dấu phát hành. Văn thư cập nhật thông tin của văn bản theo
các tiêu chí có sẵn, quét, gắn ảnh văn bản đưa lên mạng.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến chỉ là một trong số nhiều mục của chương
trình Net – office. Chương trình hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo các cấp trong công tác
quản lý, điều hành công việc thông qua mạng máy tính.
Chương trình Net – office đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của
lãnh đạo các cấp bởi sự tiện ích mà nó mang lại đông thời là yêu cầu bức thiết phải
tin học hóa các hoạt động của công tác văn phòng. Từ tháng 11/2006 chương trình
đã được nâng cấp một bước đặt ra yêu cầu và theo dõi chặt chẽ hơn việc xử lý văn
bản của các đơn vị, thông tin xử lý văn bản , nhắc việc được mặc định hiển thị ngay
sau khi đăng nhập chương trình. Đồng thời chương trình còn bổ sung thêm phần
thiết bị lập hồ sơ công việc trên cơ sỡ nguồn dữ liệu văn bản đến. Tuy nhiên thời
gian mới được đưa vào áp dụng chưa nhận được sự hợp tác tích cự từ phía chuyên
viên xử lý công việc, Lãnh đạo các đơn vị phần lớn là cán bộ lớn tuổi trở thành một
rào cản
Quản lý điều hành tập trung Net – office 5.0
Bước ngoặt cho việc thay đổi thói quen lập hồ sơ giấy truyền thống song
song với việc lập hồ sơ điện tử là khi Tổng cục Hải quan nâng cấp phần mềm quản
lý điều hành tập trung Net – office phiên bản 1.0 lên 5.0 và đưa vào sử dụng từ