CÁCH SỬ DỤNG TRELLO HIỆU QUẢ

Thời gian đọc khoảng chừng : 5

phút.

Công việc văn phòng cũng cần một số ít kỹ năng và kiến thức công nghệ tiên tiến nhất định. Trello là một ứng dụng để quản trị việc làm cá thể hoặc nhóm. Trello không còn lạ lẫm với nhiều người, đặc biệt quan trọng là những nhóm về dự án Bất Động Sản, sự kiện, khởi nghiệp công nghệ tiên tiến, vv .
Mục đích của Trello là phân loại những mảng việc và update thực trạng việc làm, bởi nó có nhiều tiện ích như : chia ra những nhóm việc ( decomposition ), tương tác, tàng trữ ( file, link ), check-list, deadline, vv. Thao tác trên web hoặc app của thiết bị di động .

Tất nhiên, nó cũng sẽ gây ra sự phiền toái và giảm hiệu quả như mong đợi:

• Giao diện có quá nhiều nhiệm vụ, tạo áp lực cho người dùng.
• Giao diện dàn trải, khó tìm kiểm thông tin hoặc đầu việc.
• Quá nhiều Card riêng lẻ, khó cập nhật thông tin các đầu việc.
• Các Card nằm lộn xộn, không theo trình tự hoặc nhóm việc.
• Không theo dõi được tiến trình của dự án.
• Dễ bị trôi thông tin hoặc khó tìm được thông tin cũ.
• Thông báo không đúng người (người thì thiếu, người thì bị spam).

Vậy làm thế nào để sử dụng Trello một cách hiệu quả?

1. Liệt kê những nhóm việc

Phân tách công việc ra thành từng nội dung nhỏ, một cách tách biệt, rõ ràng và cụ thể.

Vẽ bằng sơ đồ cây (hoặc sơ đồ tư duy – mind map), chia theo từng cụm có quan hệ với nhau, hoặc có tính chất gần giống nhau.

2. Sắp xếp trình tự những đầu việc

Sẽ có những việc song hành (tiến hành cùng lúc) hoặc những việc theo thứ tự (tiến hành tiếp nối).

Chúng ta có thể vẽ lưu đồ, theo hướng chia nhánh song song hoặc tiếp nối.

• edrawsoft.com

3. Xác định chu kỳ luân hồi việc làm

• pngtree.com

Xét về chu kỳ luân hồi việc làm, có 4 dạng :

• Thường kỳ: diễn ra thường xuyên mỗi ngày, hoặc nhiều ngày trong tuần.
• Định kỳ: diễn ra một lần trong tuần, trong tháng, trong quý, vv.
• Bất kỳ: một sự kiện không theo chu kỳ.

Sau khi xác định chu kỳ của công việc, thì có thể biết được công việc này nên tạo Board hay tạo Card.

4. Đánh giá quy mô đầu việc và chia list

Mỗi đầu việc trong Trello có thể diễn đạt bằng:

• Check-list: đầu việc quá rõ ràng, không cần bàn thảo gì thêm, hoặc bàn thảo rất ít.
• Card: một đầu việc lớn, trong đó có thể thảo luận để rõ ràng, cập nhật tiến độ, cập nhật file, có nhiều đầu việc nhỏ cần xử lý nhanh gọn (check-list).
• List: là một nhóm đầu việc có mối quan hệ với nhau.
• Board: là một dự án lớn, hoặc một mảng công việc của team.

Việc chia nhỏ đầu việc một cách cụ thể là tốt, tuy nhiên tránh đi vào hướng quá tỉ mỉ, thông tin bị rải rác nhiều nơi .
blog.trello.com
Có thể tinh gọn những Card ( ở hình trên ) thành một Check-list như hình dưới :
blog.trello.com

Số lượng Card trong List không nên quá nhiều, để dễ thấy tổng quát tình hình công việc, để không quá mất thời gian tìm Card – không phải kéo thanh trượt quá nhiều.

5. Xác định phương pháp thao tác

Có thể chia List (từ trái sang phải): Việc chưa xong – Việc đang làm – Việc hoàn tất. Di chuyển Card theo tiến độ công việc. Tuy nhiên, phương thức trên phù hợp với dạng dự án, với những hoạt động thường kỳ thì có thể chia theo các nhóm đầu việc (List).

Một Card đầy đủ thông tin có: mô tả công việc, người thực hiện, thời hạn, tài liệu liên quan. Số lượng member trong Card vừa đủ, không thừa – không thiếu. Nếu muốn nhấn mạnh, tag member vào check-list và comment.

Có thể thêm hình minh họa trong Card, tuy nhiên cân nhắc có cần đặt ảnh bìa của Card không? Vì nhìn vào List có quá nhiều hình ảnh dễ bị rối mắt.

Tập quan sát các thông tin trên Card để nắm nhanh tiến triển của công việc (comment, deadline, số lượng nhiệm vụ đã check, vv.), đỡ mất thời gian đọc hết các chi tiết trong Card.

Chọn hình nền (background) phù hợp để tăng cảm hứng và ý nghĩa.

Nên chọn Tần suất thông báo qua email, để tránh bị spam email.

Nên có một Card nói về nguyên tắc sử dụng của nhóm, nằm ở vị trí được chú ý nhất (thường là góc trên cùng bên trái), dành cho nhóm có nhiều thành viên mới, hoặc không thường xuyên sử dụng.

Có một người điều hành board, cụ thể là dọn các Card đã hoàn tất hoặc bị hủy, sắp xếp Card đúng vị trí, kiểm tra deadline Card, bỏ ảnh bìa Card, xóa file cũ, xem lại chức năng thành viên trong Card, hỗ trợ mọi người sử dụng đúng nguyên tắc, vv.

Một điều cuối cùng khi mới bắt đầu: không cần hoàn hảo, chỉ cần rõ ràng và tinh gọn, liên tục cải tiến để hiệu quả với tính chất riêng của nhóm mình.

Nguyễn Long

Source: https://mix166.vn
Category: Thủ Thuật