Tổ chức sự kiện: Nên chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
Mục lục bài viết
Tổ chức sự kiện: Nên chọn địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất và cần được sẵn sàng chuẩn bị từ sớm cho kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải quan tâm lựa chọn khu vực dựa theo đặc thù riêng của mỗi sự kiện. Một câu hỏi lớn thường được đặt ra tiên phong trước mỗi quyết định hành động lựa chọn khu vực là : Nên tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời ? Kỷ Nguyên xin đưa ra những nhìn nhận khách quan để doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn câu vấn đáp thích hợp nhất cho mình trong bài viết sau .
1. So sánh địa điểm sự kiện trong nhà – ngoài trời
Dù là trong nhà hay ngoài trời thì mỗi khu vực đều đem lại những bất lợi và thế mạnh riêng cho sự kiện. Khi quyết định hành động lựa chọn khu vực, doanh nghiệp sẽ phải xem xét cả quyền lợi của người tham gia và những khó khăn vất vả hoàn toàn có thể xảy ra cho đội ngũ tổ chức sự kiện. Một trong những yếu tố quyết định hành động đến sự lựa chọn này là đặc thù ưu – nhược điểm riêng của từng sự kiện .
a. Địa điểm trong nhà:
Ưu điểm:
-
Thời tiết và nhiệt độ:
Đây có lẽ rằng là lợi thế lớn nhất của việc tổ chức sự kiện trong nhà so với ngoài trời. Khả năng trấn áp của ban tổ chức so với thời tiết và nhiệt độ của những khu vực trong nhà là rất lớn. Ưu điểm này cũng giúp cho việc trang trí cho sự kiện không bị số lượng giới hạn bởi những rủi ro tiềm ẩn đến từ thời tiết ( rơi, ướt, hỏng đồ vật, … ) .
- Cơ sở vật chất :
Các khu vực như khách sạn, TT hội nghị, … thường đi kèm mạng lưới hệ thống cơ sở vật chất có sẵn. Điều này có nghĩa là người tổ chức sự kiện sẽ không phải lo ngại quá nhiều về mạng lưới hệ thống âm thanh, ánh sáng, ổ cắm điện, khu vực Tolet, … cho sự kiện .
- Kiểm soát bảo mật an ninh :
Với những sự kiện trong nhà, việc trấn áp bảo mật an ninh của ban tổ chức sẽ thuận tiện hơn nhiều. Ban tổ chức hoàn toàn có thể lựa chọn chỉ Open trong một khung giờ nhất định, và thuận tiện quan sát số lượng người ra vào sự kiện. Vấn đề bảo vệ bảo mật an ninh là đặc biệt quan trọng quan trọng với những sự kiện có sự tham gia của người nổi tiếng .
Nhược điểm:
- Giới hạn về khoảng trống :
Với đặc thù khoảng trống cố định và thắt chặt, việc lựa chọn khu vực thích hợp với quy mô sự kiện là không hề dễ. Đặc biệt là khi sự kiện cần có khu vực chỗ ngồi cố định và thắt chặt, quầy thức ăn, hay gồm có những hoạt động giải trí tập thể, … Các sự kiện cũng thường có sự biến hóa về số lượng người tham gia vào phút cuối. Vì vậy, khu vực cần được xem xét kỹ lưỡng trước khi lựa chọn .
- Vận chuyển :
Nhiều khu vực truyền kiếp hoàn toàn có thể không có thang chở hàng, gây khó khăn vất vả cho việc tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sẽ phải thao tác trước với nhà sản xuất khu vực để quyết định hành động cách luân chuyển đồ vật, trang thiết bị, … sao cho tương thích .
- Chi tiêu và nhu yếu :
giá thành thuê khu vực trong nhà cho sự kiện là không hề rẻ. Đặc biệt vào những mùa cao điểm như ngày đông, mùa mưa, … nhu yếu đặt khu vực trong nhà thường rất cao, khiến cho việc tìm kiếm và thuê khu vực tổ chức sự kiện trở nên khó khăn vất vả hơn rất nhiều .
b. Địa điểm ngoài trời
Ưu điểm:
- Không khí và ánh sáng tự nhiên :
Trong điều kiện kèm theo thời tiết đẹp, hầu hết mọi người đều thích không khí trong lành, thoáng đãng, cảnh đẹp và ánh sáng tự nhiên. Vì vậy nên khi tham gia những sự kiện ngoài trời, đặc biệt quan trọng là những sự kiện diễn ra lâu, người tham gia sẽ ít cảm thấy stress, bí bức hơn và tích cực tham gia vào những hoạt động giải trí trong sự kiện .
- Không gian :
Không gian ngoài trời hoàn toàn có thể giúp ban tổ chức sự kiện hoàn toàn có thể linh động, tự do hơn trong việc tổ chức những hoạt động giải trí tập thể, hay kiểm soát và điều chỉnh cơ sở vật chất cho tương thích với số người tham gia. Các ưu điểm của khu vực ngoài trời cũng giúp ích cho việc sắp xếp đồ vật, thiết bị, kiến thiết xây dựng sân khấu, …
- Ngân sách chi tiêu :
Ngân sách chi tiêu thuê những khu vực tổ chức ngoài trời thường rẻ hơn đáng kể so với những khu vực sự kiện trong nhà .
Nhược điểm:
- Thời tiết :
Không ai hoàn toàn có thể Dự kiến đúng chuẩn được thời tiết. Vì vậy doanh nghiệp cần xem xét rất kỹ trong việc lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sự kiện cũng phải luôn có những kế hoạch đề phòng cho trường hợp thời tiết xấu ( chuẩn bị sẵn sàng bạt, khu vực trú mưa, … )
-
Cơ sở vật chất:
Các khu vực ngoài trời thường không có sẵn cơ sở vật chất như khu vực trong nhà. Việc sẵn sàng chuẩn bị thêm trang thiết bị, đồ vật, … hoàn toàn có thể tạo ra một khoản ngân sách phát sinh lớn nếu doanh nghiệp không có sự xem xét kỹ càng .
- Các thủ tục :
Hầu hết những việc thuê những khu vực công cộng như khu vui chơi giải trí công viên, trung tâm vui chơi quảng trường, … đều có những lao lý về thủ tục hành chính đi kèm. Doanh nghiệp phải đặc biệt quan trọng quan tâm xin giấy phép, xin cấp phép không thiếu khi muốn sử dụng những khu vực này để tổ chức sự kiện ngoài trời .
Như vậy, khu vực trong nhà và ngoài trời đều hoàn toàn có thể đem lại những lợi thế riêng cho sự kiện được tổ chức. Việc lựa chọn một trong hai giải pháp này phải dựa vào đặc thù riêng của từng sự kiện. Vậy những sự kiện như thế nào thì doanh nghiệp nên tổ chức trong nhà ? Sự kiện nào nên được tổ chức ngoài trời ? Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm cách lựa chọn cho mỗi sự kiện trong phần sau :
2. Các chú ý khi lựa chọn địa điểm cho mỗi sự kiện
Có rất nhiều yếu tố phải xem xét đến khi lựa chọn khu vực, nhưng 5 yếu tố sau đây là quan trọng và cơ bản nhất để sự lựa chọn đó là tương thích nhất với sự kiện :
-
Ngân sách chi tiêu của sự kiện :
giá thành là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tác động đến mọi quyết định hành động trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc xem xét ngân sách và ngân sách hoàn toàn có thể phát sinh của cả 2 loại khu vực để đưa ra lựa chọn tương thích với ngân sách của sự kiện là vô cùng quan trọng .
-
Thời điểm tổ chức sự kiện :
Khi chọn khu vực tổ chức sự kiện, người tổ chức phải xem xét đến quyền lợi của ngươi tham gia. Tùy theo điều kiện kèm theo thời tiết tại thời gian sự kiện diễn ra, ban tổ chức sẽ phải chọn khu vực tạo sự tự do tối đa cho người mua và đối tác chiến lược tham gia sự kiện .
-
Quy mô sự kiện :
Sự kiện phải được tổ chức ở khu vực phân phối được nhu yếu về quy mô nhưng không vượt quá ngân sách dự trù .
-
Chủ đề của sự kiện :
Nếu sự kiện có chủ đề sang chảnh, việc tổ chức trong nhà sẽ thuận tiện hơn cho việc sẵn sàng chuẩn bị và trang trí sự kiện. Với những sự kiện cởi mở, tự do, gồm có nhiều hoạt động giải trí thì những khu vực ngoài trời lại có khoảng trống tương thích hơn .
-
Yêu cầu của người mua / đối tác chiến lược :
Có thể đối tác chiến lược hay người mua sẽ có nhu yếu đơn cử về khu vực tổ chức. Trong trường hợp này, nếu thấy khoảng trống chưa thích hợp, người tổ chức hoàn toàn có thể tích hợp linh động thêm những khu vực phụ ( mái hiên, ban công, sân vườn, … ) bên cạnh khu vực chính của sự kiện để khắc phục điểm yếu của mỗi loại khu vực .
Như vậy, rõ ràng chỉ riêng việc lựa chọn khu vực thôi cũng là một bước quan trọng và tương đối “ khó nhằn ” trong quy trình tổ chức sự kiện. Qua bài viết, Kỷ Nguyên kỳ vọng bạn hoàn toàn có thể tự có những sự so sánh và xem xét thích hợp cho khu vực tổ chức sự kiện của mình .
Nếu có nhu cầu tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tổ chức sự kiện, bạn có thể liên lạc ngay với Kỷ Nguyên Group. Với đội ngũ làm việc chuyen nghiệp, sáng tạo, và những kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn, Kỷ Nguyên luôn cung cấp những dịch vụ chất lượng nhất, đảm bảo làm hài lòng khách hàng. Liên hệ với Kỷ Nguyên ngay để nhận được sự tư vấn nhanh chóng – nhiệt tình – tận tâm!
KỶ NGUYÊN GROUP
đường dây nóng : 090 329 86 88 .
E-Mail : [email protected].
Website : https://mix166.vn .
>>> Xem thêm:
Top 7 khu vực tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại TP.HN
Top 5 sự kiện doanh nghiệp nên tổ chức vào đầu năm
7 bước cơ bản để tổ chức sự kiện từ thiện thành công xuất sắc và ý nghĩa cho doanh nghiệp
Tags
- Advertising
- Blogs
Chia sẻ
Source: https://mix166.vn
Category: Sự Kiên
